مدیریت ریسک بخش لاینفکی در موفقیت یک پروژه و فرآیندی است که به شناسایی زودهنگام مشکلات احتمالی و در نتیجه انجام اقدامات لازم جهت جلوگیری از تبدیل آنها به مشکلات و مسائل واقعی در آینده پروژه کمک می‌کند.
فرآیند مدیریت ریسک
فرآیند مدیریت ریسک در اصل دارای 5 مرحله است:
1. برنامه‌ریزی 2. شناسایی 3. ارزیابی 4. اداره کردن 5. نظارت و گزارش‌دهی.
برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی مرحله‌ای است که در آن نحوه مدیریت خطرهای احتمالی در پروژه مشخص شده و با توسعه طرح مدیریت ریسک برای پروژه، تکمیل می‌شود. این طرح، تیم مدیریت ریسک را مشخص کرده، نقش‌ها و مسوولیت‌های افراد را تعریف می‌کند و معیار ارزیابی ریسک‌های شناسایی شده را مستند می‌نماید.
شناسایی
مرحله دوم شناسایی ریسک‌ها میباشد. در‌این مرحله افراد تیم دور یکدیگر جمع شده، ریسک‌های احتمالی را شناسایی می‌کنند و آنها را در لیست ریسک‌های پروژه، ثبت می‌کنند. ریسک‌ها می‌توانند در اشکال مختلفی همچون فرآیند تولید، کاربرد ابزارآلات، کارمندیابی، برنامه و بودجه و غیره وجود داشته باشند، همین طور ممکن است از تجربه و درس‌های گرفته شده از پروژه‌های گذشته ناشی شوند.
ترتیب دادن جلسات توفان فکری گروهی، روش خوبی برای شناسایی ریسک‌ها است. این امر افراد را وادار به تفکر کرده و به آنها اجازه می‌دهد تا تفکرات و تجربه‌های یکدیگر را توسعه دهند و باید به خاطر سپرد که شناسایی ریسک‌ها، تنها در یک جلسه به اتمام نمی‌رسد، چرا که ریسک‌های جدید و مختلفی در طول عمر یک پروژه سر بر می‌آورند. در شناسایی ریسک بهتر است تا از عبارت «اگر»- «آنگاه» استفاده شود: اگر شرایط این باشد، آنگاه پیامدهایش این خواهد بود. استفاده از یک چنین عبارتی ریسک را به طور واضح، توضیح و تبیین نموده و طرز بیان ما را در مورد آن استاندارد می‌نماید.
ارزیابی
مرحله سوم ارزیابی ریسک‌های شناسایی شده با استفاده از معیار تعریف شده در طرح مدیریت ریسک میباشد. ریسک‌ها باید براساس احتمال وقوع و پیامدهای احتمالی‌شان ارزیابی شوند. ارزیابی پیامدهای ریسک از نظر هزینه، برنامه‌ریزی و تکنیک و نیز انتخاب پیامدی که می‌تواند بیشترین تاثیر را داشته باشد، بسیار حائز اهمیت است. برای مثال ارزیابی یک ریسک از نظر هزینه ممکن است نشان‌دهنده تاثیر کم آن بر پروژه باشد، حال آنکه این ارزیابی از نظر برنامه‌ریزی، می‌تواند حاکی از تاثیر بالای آن بر پروژه باشد، پس باید سطح بالایی از ریسک را در برنامه‌ریزی درنظر گرفت.
اداره کردن
مرحله چهارم در فرآیند مدیریت ریسک، اداره آن است.
4 روش برای اداره کردن ریسک‌ها وجود دارد:
* کاهش؛ که به معنای‌ایجاد طرح‌هایی عملیاتی برای کاهش احتمال ریسک و پیامدهای آن است.
* اجتناب؛ که به معنای ایجاد تغییر در چیزی برای اجتناب کامل از ریسک میباشد، برای مثال ایجاد تغییری در طرح برای اجتناب کامل از یک ریسک.
* واگذاری؛ که به معنای واگذاری ریسک به گروه دیگر میباشد، (برای مثال خرید بیمه).
* پذیرش؛ این روش بدون ایجاد طرح‌های کاهشی، احتمال وجود ریسک را می‌پذیرد. این امر ممکن است به‌این دلیل باشد که هزینه طرح‌های کاهشی بیشتر از آن است که هزینه‌های ناشی از ریسک احتمالی را پوشش دهد.
طرح‌های کاهشی روی هم رفته، معمول‌ترین راه برای کاهش سطح ریسک می‌باشند. بازنگری طرح‌های کاهشی جهت اطمینان از عدم وجود ریسک جدیدی در نتیجه به کارگیری همین طرح‌ها، ضروری میباشد. چنانچه هرگونه ریسکی در ارتباط با برنامه‌های کاهشی به وجود آید، می‌بایست برای ارزیابی توسط تیم مدیریت، به فهرست ریسک‌ها اضافه شود.
نظارت و گزارش دهی
مرحله پنجم شامل نظارت و گزارش دهی است که توسط آن می‌توان از کارکرد موثر برنامه‌های مربوط به اداره کردن اطمینان حاصل نمود. جهت انجام‌این کار، ریسک را باید در حین تکمیل مراحل فرآیند مدیریت ریسک ارزیابی و بازنگری مجدد کرد تا از احتمال وجود آن آگاه شد. با آنکه ممکن است ریسک به طور کامل از بین نرود، اما لازم است تا به سطح قابل قبولی کاهش یابد. حتی ریسک‌های پایین نیز باید تحت کنترل باشند تا بتوان از پایین ماندن آنها اطمینان حاصل نمود.
ریسک‌های موجود در یک پروژه، باید در گزارش مدیریت ریسک عنوان شوند.این گزارش باید حاوی فهرستی از ریسک‌های شناسایی شده، طرح‌های اداره کردن جهت کاهش ریسک و ماتریسی از ریسک برای طبقه‌بندی آن به سه دسته بالا، متوسط و پایین باشد.
فواید مدیریت ریسک
مدیریت ریسک عمل مهمی‌است که اگر به موقع طی فعالیت یک پروژه آغاز شود می‌تواند سودمند بوده و ابزار قدرتمندی برای شناسایی زودهنگام ضعف‌ها باشد تا تیم مدیریت بتواند برنامه‌های عملیاتی را جهت اداره کردن ریسک‌ها سازماندهی کرده و از تبدیل شدن آنها به مساله‌ای بزرگ در آینده جلوگیری کند و به این ترتیب، پاسخ پیشگیرانه شما نسبت به مسائل بالقوه به جای واکنش نسبت به مسائل و مشکلات آینده می‌تواند صرفه‌جویی در پول و زمان را به همراه داشته باشد.