رویدادهای برنامه‌ریزی نشده می‌تواند تأثیرات مخربی بر کسب‌وکارهای کوچک داشته باشد. بحران‌هایی مانند آتش‌سوزی، بیماری و از کارافتادگی کارکنان کلیدی و شکست سیستم‌های فناوری اطلاعات، انجام فعالیت‌های روزمره را پیچیده یا غیرممکن می‌کند. این رویدادها در بدترین حالت، می‌توانند موجب از دست دادن مشتریان و درنهایت نابودی کسب‌وکار شوند. اما با برنامه‌ریزی مناسب می‌توان اقداماتی برای به حداقل رساندن این اثرات مخرب داشت.
این توصیه‌ها به شما در شناسایی خطرات احتمالی کمک می‌کند، برای موارد اضطراری آماده باشید. بررسی کنید که چگونه کسب‌وکارتان می‌تواند با یک فاجعه مقابله کند.
چرا برای مواجهه با بحران‌های احتمالی نیاز به طرح استمرار کسب و کار دارید؟
به طور کامل برنامه‌ریزی کنید تا خود را از تأثیر بحران‌های بالقوه‌ای همچون آتش‌سوزی، سیل، سرقت، شکست سیستم IT یا بیماری کارکنان کلیدی محافظت کنید. این برنامه‌ریزی برای کسب‌وکارهای کوچک بسیار مهم است. اغلب منابع به راحتی در بحران تحت تأثیر قرار می‌گیرند.
عدم برنامه‌ریزی می‌تواند فاجعه‌بار باشد. شما در معرض خطر از دست دادن مشتریان هستید و کسب‌وکارتان روزبه‌روز ضعیف‌تر می‌شود. احتمال دارد که کسب‌وکارتان هرگز بهبود نیابد و درنهایت متوقف شود.
به‌عنوان بخشی از فرآیند برنامه‌ریزی، باید:
بحران‌های بالقوه‌ای را که ممکن است بر کسب و کارتان تأثیر بگذارد، شناسایی کنید
دقیقا مشخص کنید که چطور می‌خواهید خطر این حادثه را به حداقل برسانید
در قالب «برنامه استمرار کسب‌وکار»، چگونگی واکنش‌تان را در صورت وقوع فاجعه توضیح دهید
برنامه را به صورت منظم تست کنید
به‌عنوان‌مثال، اگر بر اطلاعات کامپیوتر متکی هستید، باید یک سیستم پشتیبان ایجاد کنید تا در صورت شکست سیستم یک کپی از داده‌های کلیدی داشته باشید.
مزایای طرح استمرار کسب و کار:
برنامه استمرار کسب‌وکاری که با دقت ایجاد شده باشد، به راحتی با بحران‌ها مقابله می‌کند. شما را قادر می‌سازد تا میزان اختلال در کسب‌وکار و مشتریان‌تان را به حداقل برسانید.
به مشتریان، بیمه‌گذاران و سرمایه‌گذاران نشان می‌دهد که کسب‌وکارتان به اندازه کافی قوی هست و می‌تواند با هر حادثه برنامه‌ریزی نشده‌ای مقابله کند. همچنین در رقابت با دیگران برتری داشته باشد.
| |
« برای تعیین تأثیر احتمالی یک بحران در کسب‌وکارتان؛ به بدترین سناریوهای ممکن فکر کنید. » |
|
بحران‌هایی که می‌توانند بر کسب‌وکارتان تأثیر بگذارند:
بسته به شرایط خاص کسب‌وکارتان، حوادث احتمالی بسیاری وجود دارد که ممکن است موجب بروز بحران شود:
بلایای طبیعی: به‌عنوان‌مثال، سیلاب‌های ناشی از باران‌های سنگین و یا آسیب‌های پس از طوفان.
سرقت یا خرابکاری: به‌عنوان‌مثال، سرقت تجهیزات رایانه‌ای می‌تواند ویران‌گر باشد. به همین ترتیب، خرابکاری در ماشین‌آلات یا وسایل نقلیه نه‌تنها می‌تواند هزینه‌بر باشد، بلکه خطرات بهداشت و ایمنی را نیز ایجاد می‌کند.
آتش‌سوزی: چنین شرایطی می‌تواند موجب نابودی فیزیکی کسب‌وکارتان شود.
قطع برق: از دست دادن برق می‌تواند عواقب جدی در برداشته باشد. اگر نتوانید از سیستم‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات و یا سایر ماشین‌آلات یا تجهیزات اصلی استفاده کنید؛ واقعا چه کاری می‌خواهید انجام دهید؟
شکست سیستم IT: ویروس‌های کامپیوتری، حملات هکرها و یا خرابی‌های سیستم می‌تواند توانایی کارکنان را برای کارکرد مؤثر کاهش دهد.
فوت یا بیماری کارکنان کلیدی: اگر وجود هر یک از کارکنان‌تان در کسب‌وکار حیاتی باشد، در نظر بگیرید که چگونه می‌توانید با بیماری یا ناتوانی آنان کنار بیایید.
شیوع بیماری یا عفونت: بسته به نوع کسب‌وکار، شیوع یک بیماری عفونی در بین کارکنان یا در محل کار می‌تواند خطرات جدی سلامت و ایمنی را ایجاد کند.
حملات تروریستی: اگر حملات تروریستی در جایی که کسب‌وکار مستقر است یا در مکان‌هایی که شما و کارکنان‌تان مسافرت می‌کنید، وجود داشته باشد؛ شما در معرض خطرات جدی هستید. همچنین در نظر بگیرید که آیا حمله ممکن است اثر طولانی مدت بر روی بازار خاص شما داشته باشد. (برای مثال حملات تروریستی در ترکیه)
بحران‌های تأثیرگذار بر تأمین‌کنندگان: چطور می‌توان منابع جایگزین را ایجاد کرد؟
بحران‌هایی که شهرت کسب‌وکار شما را تحت تأثیر قرار می‌دهد: با شکایات احتمالی و مشکلات حقوقی چگونه برخورد خواهید کرد؟ (استفاده از روغن پالم در صنایع غذایی لبنی و نمونه‌های مشابه)
تأثیر احتمالی خطرات را در کسب‌وکارتان ارزیابی کنید:
شما نیاز به تجزیه و تحلیل بحران و پیامدهای ناشی از آن دارید که می‌تواند بر کسب‌وکارتان تأثیر بگذارد.
این تجزیه و تحلیلی شامل موارد زیر است:
ارزیابی احتمال وقوع یک بحران خاص و پیامدهای آن
تعیین میزان تأثیر احتمالی بحران بر عملیات شما
با این نوع تجزیه و تحلیل باید مشخص کنید، کدام عملیات برای کسب‌وکارتان ضروری است. نقش خاصی که در شرایط عادی وجود آن برای کسب و کارتان الزامی است، ممکن است در زمان بحران، عاملی ضروری محسوب نشود. برای مثال ارجحیت سیستم پشتیبانی منابع انسانی نسبت به بخش مالی در شرایط بحرانی.
احتمال وقوع خطرات:
می‌توانید احتمال وقوع بحرانی خاص را در مقیاس عددی یا به صورت کیفی (با عناوینی چون زیاد، متوسط یا کم) توصیف کنید.
به این ترتیب، نسبت به ریسک‌پذیری در کسب‌وکارتان حساس می‌شوید و با هوشیاری تصمیم می‌گیرید. ممکن است احتمال کمتری برای وقوع بحران در نظر بگیرید، اما به یاد داشته باشید که اگر این اتفاق بیفتد، می‌تواند صدمه‌ی بسیار زیادی به کسب‌وکارتان بزند.
تأثیر بالقوه یک بحران:
برای تعیین تأثیر احتمالی یک بحران در کسب‌وکارتان؛ به بدترین سناریوهای ممکن فکر کنید. اینکه چگونه بحران‌ها می‌توانند کسب‌وکارتان را مختل کنند؟ به‌عنوان‌مثال، اگر تجهیزات کامپیوتری به سرقت رفته یا آسیب‌دیده باشد؛ چگونه می‌توانید به اطلاعات مربوط به مشتریان و تأمین‌کنندگان خود دسترسی پیدا کنید؟ اگر محل کارتان در حادثه آتش‌سوزی از بین برود، چه می‌کنید؟
گاهی بهتر است از دید مشتریان‌تان به مساله بحران بیندیشید. چگونه آن‌ها تحت تأثیر بحران‌ها قرار می‌گیرند. آیا به‌دنبال تأمین‌کنندگان جایگزین خواهند بود؟
برنامه‌ریزی چگونه می‌تواند به مقابله با بحران کمک کند:
باید برنامه استمرار کسب‌وکاری ایجاد کنید که نشان‌دهنده واکنش شما در هنگام بحران باشد.
جزئیات این برنامه شامل موارد زیر است:
- بررسی وظایف کلیدی کسب‌وکارتان که برای عملیات روزانه به آن‌ها نیاز دارید. مشخص کردن اینکه منابع موردنیازتان برای انجام این کارها چه هستند.
- نقش افراد در هنگام وقوع بحران
از ساعات اولیه پس از بحران حداکثر استفاده را ببرید؛ این زمان در کاهش تأثیرات بحران بسیار موثر است. برنامه شما نیاز به توضیحاتی در مورد اقدامات فوری پس از وقوع بحران دارد.
شاید لازم باشد آموزش‌های ویژه‌ای برای کارکنان‌تان ترتیب دهید تا آن‌ها برای انجام وظایف‌شان در شرایط بحرانی آمادگی پیدا کنند. اطمینان حاصل کنید که تمام کارکنان از آنچه باید انجام دهند، آگاهی دارند.
سازمان‌دهی طرح در قالب چک‌لیست می‌تواند راه خوبی برای اطمینان از پیمودن درست مسیر باشد.
اطلاعات تماس‌تان را در اختیار افرادی که مجبور به اطلاع‌رسانی بحران هستند، قرار دهید. مانند خدمات اورژانسی، بیمه‌گران، خدمات شهری، مشتریان، تأمین‌کنندگان، کمپانی‌های نرم‌افزاری و شرکت‌های دیگر.
چگونگی برخوردتان را با رسانه‌ها درباره حادثه مشخص کنید. سخنگوی شرکت را برای پاسخگویی به سؤالات تعیین کنید. سعی کنید در هر اظهاریه‌ای که منتشر می‌کنید، مثبت باشید. اطمینان حاصل کنید که کارکنان، مشتریان و تأمین‌کنندگان قبل از اینکه از طریق رسانه‌ها مطلع شوند، از سوی شما در جریان امور قرار می‌گیرند.
نسخه‌هایی از برنامه استمرار کسب‌وکارتان را در خانه، بانک یا در اختیار کارکنان کلیدی‌تان قرار دهید.
طرح استمرار کسب‌وکارتان را تست کنید:
هنگامی که طرح‌تان را نگارش کردید، باید آزمایش کنید که در صورت وقوع حادثه چقدر خوب عمل می‌کند.
شما می‌توانید طرح را در تعدادی از سناریوهای احتمالی و به‌صورت تمرین کتبی ارزیابی کنید. در مورد چیزهایی که بیش‌ترین اختلال را به کسب‌وکارتان وارد می‌کند، فکر کنید. سپس مطمئن شوید که برنامه شما این خطرات را پوشش می‌دهد.
پرسش‌های کلیدی زیر را از خود بپرسید:
- آیا نقش هر کارمند را در شرایط اضطراری مشخص کرده‌اید؟
- آیا مراحل را به درستی انجام داده‌اید؟
- آیا هدف طرح‌تان به درستی مشخص شده است؟ به طوری که اقدامات ضروری برای به حداقل رساندن خسارت؛ بلافاصله پس از حادثه صورت گیرد؟
بعضی از تماس‌های تلفنی را چک کنید تا متوجه شوید مخاطبین اصلی و شماره‌های تلفن شما درست هستند. این کار پس از رخ دادن بحران می‌تواند موجب صرفه‌جویی در زمان برای انجام اقدامات بعدی شود.
طرح خود را به‌روز نگه‌دارید تا بتوانید شرایط را به نفع خود تغییر دهید. یادتان باشد؛ باید برنامه‌تان را مرتبا آزمایش کنید، حتی اگر کسب‌وکارتان تغییرات قابل‌توجهی نداشته باشد.
مترجم: مارال مختارزاده (کارشناس ارشد کارآفرینی)
برگرفته از سایت infoentrepreneurs.org