تعریف ما از بحران می‌تواند فاجعه‌ای طبیعی مثل طوفان یخ، حادثه‌ای جدی در کارخانه‌ای صنعتی یا هر رویداد غیرمنتظره دیگری باشد که سیر طبیعی کسب و کار را مختل می‌کند. در شرایط اضطراری، کارکنان قادر به انجام کارهای معمول‌شان نیستند. احتمالا تأمین‌کنندگان، شما را در مضیقه (تأمین مواد اولیه موردنیازتان) قرار می‌دهند. ممکن است تقاضا برای خدمات‌تان نیز به میزان چشم‌گیری کاهش یابد.
در این مطلب می‌خواهیم به بررسی فواید و الزامات تهیه «طرح استمرار کسبوکار» بپردازیم:
مزایای کلیدی طرح استمرار کسبوکار:
هیچ‌کس نمی‌تواند آینده را پیش‌بینی کند؛ اما می‌توانید با تدوین طرح استمرار کسبوکار، خودتان را برای بحران‌های احتمالی آماده کنید. ایجاد چنین طرحی به کارکنان، سهامداران و مشتریان نشان می‌دهد که شما سازمانی دوراندیش و محافظه‌کار هستید؛ این طرح به شما کمک می‌کند تا منابع‌تان را به‌درستی تخصیص دهید و شرکت را از صدمات جدی حفظ کنید.
در اینجا 8 گام مهم که در هنگام ایجاد طرح استمرار کسب و کار باید به آن توجه کنید را مطرح می‌کنیم:
مرحله 1: اختصاص تیم ویژه برای مواجهه با بحران:
ایده خوبی است که در هنگام بحران؛ مسئولیت‌ها را به عهده تیم ویژه بگذاریم. کمیته‌ای ویژه -چند نفر از مدیران و افراد متخصص و باتجربه- را برای انجام چنین پروژه‌ای انتخاب کنید. توصیه می‌شود فردی را برای فرایند برنامه‌ریزی برگزینید. اطمینان حاصل کنید که «مدیر شرایط اضطراری» از اختیارات لازم برای انجام کارها برخوردار باشد.
همانند سایر جنبه‌های کسب و کار، برنامه‌ریزی برای مواقع بحرانی به موارد زیر بستگی دارد:
- درک اهداف سازمانی
- جستجوی جامع در مورد خطرات احتمالی
- وجود گزینه‌هایی خلاق در مواجهه با چالش‌های غیرقابل‌پیش‌بینی
- روند تصمیم‌گیری قابل‌اطمینان
نقش و مسئولیت‌های کلیدی تیم آمادگی برای مواجهه با شرایط بحرانی چیست؟
- توسعه طرح استمرار کسبوکار (BCP)
- ایجاد سطوح هشدار و نظارت
- توسعه برنامه‌های آموزشی
- شناسایی شرکای کلیدی کسبوکار (تأمین‌کنندگان و مشتریان). آیا آنها برنامه استمرار کسبوکار دارند یا خیر؟
- ارزیابی تأثیر بالقوه شرایط بحرانی در وضعیت مالی کسبوکار
- اطمینان از مقدار کافی منابع. (تجهیزات ایمنی اضطراری، درصورت وقوع بیماری همه‌گیر، لوازم بهداشتی ضروری مانند دستگاه‌های ضدعفونی‌کننده، مواد پاک‌کننده، ماسک‌ها و ...)
- اجرای طرح آزمایشی
مرحله 2: شناسایی فعالیت‌های ضروری:
در حین بحران؛ ممکن است کسب‌وکارتان در بخش عملیاتی دچار اختلال شود ازجمله:
- غیبت بالای کارکنان
- عدم دسترسی به منابع و مواد اولیه
- اختلال در خدماتی مانند برق، حمل‌ونقل و ارتباطات.
هدف فرایند برنامه‌ریزی استمرار کسبوکار این است که درنهایت اطمینان حاصل کنید که در شرایط بحرانی شرکت‌تان قادر به حفظ فعالیت‌های ضروری و حیاتی خود هست.
منظور از فعالیت‌های حیاتی و ضروری در کسب و کار چیست؟
- خدمات و اقداماتی که بر سلامت و ایمنی افراد تأثیرگذار است (همچون استانداردسازی تجهیزات)
- اقدامات و خدماتی که اگر مشخص نشود یا مورد توجه قرار نگیرد، می‌تواند منجر به شکست واحد کسبوکار شود. (عدم توجه به امنیت بخش فناوری اطلاعات)
- خدماتی که به منظور رعایت الزامات قانونی انجام می‌شود. (توجه به قوانین محیط زیستی یا قوانین مربوط به گمرک)
- خدماتی که بی‌توجهی به آنها می‌تواند تأثیرات و پیامدهای فوری برای سازمان داشته باشد. (نبودن تأمین‌کنندگان جایگزین)
این بدان معنی است که کسبوکار شما ممکن است مجبور به تغییر، کاهش یا حتی حذف وظایفی خاص برای مقابله با اثرات بحران شود. این تأثیرات ممکن است در سراسر سازمان احساس شود یا به واحدهای تجاری خاصی مربوط باشد.
| |
«هدف فرایند برنامه‌ریزی استمرار کسبوکار این است که در شرایط بحرانی شرکت‌تان قادر به حفظ فعالیت‌های ضروری و حیاتی خود باشد.» |
|
مرحله 3: شناسایی مجموعه مهارت‌های لازم برای کارکنان:
به‌عنوان بخشی از روند برنامه‌ریزی استمرار کسبوکار، باید تعداد کارکنان و مهارت‌های موردنیاز برای انجام و نگهداری فعالیت‌های ضروری را شناسایی کنید.
سعی کنید هرگونه الزامات ویژه را برای چنین فعالیت‌هایی تعیین کنید (به‌عنوان‌مثال، مجوز برای استفاده از ماشین‌آلات سنگین).
می‌توانید فهرستی از کارهای ویژه و مهارت‌های موردنیاز در شرایط اضطراری را تهیه کنید. آنها را به کارکنان مناسب اختصاص دهید. برای مثال تیم مدیریت بحران، پشتیبانی کارکنان، پشتیبانی IT،تعریف محیط‌های امنیتی و غیره.
مرحله 4: شناسایی مسائل بالقوه:
در صورت نیاز به کاهش، اصلاح یا حذف بعضی از خدمات ضروری یا عملکردی، به نکات زیر دقت کنید:
- همه مسائل شناسایی شده باشد.
- برنامه‌های کاربردی و عملیاتی برای هر موضوع وجود داشته باشد.
- مسئولیت افراد برای هر خدمت یا عملکرد خاص مشخص شده باشد.
مرحله 5: برنامه‌ای برای هر خدمت یا عملکرد ضروری آماده کنید:
استراتژی‌ها و برنامه‌های عملیاتی:
از «طرح حفظ فعالیت‌های مهم» (DOC) به منظور نوشتن برنامه برای هر خدمت یا عملکرد ضروری استفاده کنید. این موضوع باید شامل موارد زیر باشد:
- شرح خدمت یا عملکرد
- افراد مسئول برای اجرا
- برنامه پشتیبانی
- مسائل مربوط به تأثیرات تجاری
- برنامه‌های عملیاتی: شامل اقلام کلیدی مانند طرح اطلاع‌رسانی، انتقال کارکنان، منابع جایگزین، تأمین‌کنندگان و ...
- منابع موردنیاز
مرحله 6: شرایط خود را با «لیست آمادگی برای بحران» مقایسه کنید:
طرح استمرار کسب‌وکارتان را بررسی کنید. مطمئن شوید که تمام مسائل را مورد توجه قرار داده‌اید. زمینه‌هایی را مشخص کنید که ممکن است به مستندات اضافی نیاز داشته باشد. به موارد زیر توجه کنید:
تأثیر بر کسب و کارتان:
۱- آیا کمیته هماهنگ‌کننده یا تیم اضطراری را برای مواجهه با بحران شناسایی کرده‌اید؟ آیا نقش و مسئولیت‌های آنها را به روشنی تعریف کرده‌اید؟
۲- آیا کارکنان و ورودی‌های ضروری برای حفظ جریان کسب و کارتان در زمان بحران را شناسایی کرده‌اید؟
۳- آیا نیروی پشتیبان‌تان را آموزش داده و آماده کرده‌اید؟
۴- آیا برای سناریوهایی که احتمالاً بر تقاضای محصولات یا خدمات‌تان تأثیر می‌گذارد؛ برنامه‌ای دارید؟
۵- تأثیر بالقوه بحران بر حساب‌های شرکت چیست؟ این تأثیر در خطوط تولید یا سایت‌های تولیدی مختلف چگونه است؟
۶- تأثیر بالقوه شرایط بحرانی در سفرهای داخلی و بین‌المللی مربوط به کسب و کارتان چیست؟
تأثیر بر کارکنان و مشتریان شما:
۱- آیا غیبت کارمندان را در شرایط اضطراری پیش‌بینی کرده‌اید؟
۲- آیا در صورت وقوع بیماری همه‌گیر، دستورالعمل‌هایی برای کاهش تماس چهره به چهره در محل کار و با مشتریان دارید؟
۳- آیا در شرایط بحرانی دسترسی به خدمات بهداشتی ارزیابی شده است؟ آیا این خدمات نیاز به بهبود دارد؟
۴- آیا کارکنان و مشتریان کلیدی را با نیازهای خاص شناسایی کرده‌اید؟ آیا نیازهای آنها به برنامه شما افزوده شده است؟
ایجاد سیاست‌هایی که در حین بحران اجرا می‌شود:
۱- آیا خط‌مشی‌های اضطراری برای جبران خدمت کارکنان را تعیین کرده‌اید؟
۲- آیا سیاست‌های انعطاف‌پذیری برای مکان‌ها و ساعات کاری تنظیم کرده‌اید؟
۳- آیا سیاست‌هایی را برای جلوگیری از گسترش آنفلوانزا در محل کار ایجاد کرده‌اید؟
اختصاص منابع برای حفاظت از کارکنان و مشتریان:
۱- آیا لوازم اورژانسی به اندازه کافی در دسترس شما هست؟
۲- آیا نیاز به افزایش زیرساخت‌های ارتباطات و فناوری اطلاعات برای حمایت از کارکنان از راه دور و دسترسی از راه دور به مشتری دارید؟
۳- مشاوره روانشناسی و مشاوره پزشکی برای پاسخ اضطراری در دسترس خواهد بود؟
ارتباط با کارکنان:
۱- آیا پیش‌بینی و برنامه‌ریزی برای ترس و اضطراب کارکنان، شایعات و اطلاعات غلط وجود دارد؟
۲- آیا ارتباطات‌تان از لحاظ فرهنگی و زبانی مناسب است؟
۳- آیا پلت فرمی برای برقراری ارتباط به‌موقع در وضعیت بحرانی با کارمندان، فروشندگان، تأمین‌کنندگان و مشتریان در داخل و خارج از محل کارتان دارید؟
هماهنگی با سازمان‌های خارجی و کمک به جامعه خود:
۱- آیا با بیمه گران، مراکز بهداشتی و درمان محلی مشورت کرده‌اید؟ برنامه‌های اضطراری‌تان را به آنها اشتراک گذاشته‌اید؟ قابلیت‌ها و برنامه‌های‌تان را از منظر آنان بررسی کرده‌اید؟
۲- آیا با سازمان‌های دولتی و پاسخ‌گو در شرایط بحرانی مشورت کرده‌اید؟
۳- آیا از سازمان‌های دولتی یا پاسخ‌دهنده‌های اضطراری خواسته‌اید تا شما را در کمک به جامعه همراهی کنند؟
مرحله 7: بازبینی برنامه با تیم آمادگی برای بحران:
پیش‌نویس طرح تداوم کسبوکار را برای بررسی و نظردهی به تیم آمادگی بحران ارایه دهید. ازآنجایی‌که کمیته درک کلی از شرکت در شرایط اضطراری را دارد، این کمیته مسئول نظارت بر پیشرفت و ابتکار عمل در طرح استمرار کسب و کار شما در شرایط بحرانی است. موارد زیر در طرح‌تان باید رعایت شده باشد:
- با عملکرد تمام واحدها و ادارات‌تان سازگار است.
- قادر است تمام عناصر بحرانی را پشت‌سر بگذارد
مرحله 8: برنامه را مرور، تست و به‌روزرسانی کنید:
فعال باشید. طرح خود را آزمایش کنید. این کار به شما کمک می‌کند، ازقلم افتادگی‌ها و نقاط ضعف را شناسایی کنید.
کسب و کارتان را آسان و آنلاین و در فضایی امن راه اندازی کنید
مترجم: مارال مختارزاده (کارشناس ارشد کارآفرینی)
برگرفته از سایت www.bdc.ca