طراحی دفتر کار باز، سال‌ها به عنوان معماری جدید و بهبودیافته‌ی محل کار شناخته می‌شد.
اگر دردهه‌ی 90 سبک فضای دفتر کار (فضاهای کاری ناخوشایند با دیوارهای بی‌روح) مد شده بود، اکنون در قرن 21 دفاترکار پلان‌باز مطرح شدند. مفهوم دفتر باز، به شرط بهبود کیفیت تجربه‌ی کاری هر کارمند، نوآورانه به نظر می‌رسد. مدیران تصور میکنند که دفاتر باز، تعاملات بین همکاران را افزایش می‌دهد و مشارکت و بهره‌وری را بهبود می‌بخشد.
اما حقیقتی در مورد طراحی دفتر باز:
مشارکت بیشتر یا حواس‌پرتی بیشتر؟
در دفتر کار باز گاهی مشاهده می‌شود که سه نفر در گوشه‌ای بلند بلند صحبت میکنند، یک نفر مدام با خودکارش روی میز ضربه می‌زند، یک نفر هر روز یک ساندویچ ویژه می‌خورد و .... در واقع در چنین فضایی اکثر افراد دچار حواس‌پرتی می‌شوند. بسیاری معتقدند که طراحی دفتر باز، ارتباطات بین کارمندان را افزایش می‌دهد و این افزایش مشارکت، تاثیر منفی حواس‌پرتی بر بهره‌وری تیم را جبران می‌کند.
| |
«نویز یا صدا، اساسی‌ترین عاملی است که در دفتر کارهای باز باعث آزار و اذیت کارمندان می‌شود. سروصدا باعث بهره‌وری پایین و غیبت‌های بیشتر کارمندان است.» |
|
ولی آیا دفاتر باز واقعا مشارکت را افزایش می‌دهند؟
در پژوهشی مشخص شد که تعاملات چهره به چهره‌ی کارمندان بعد از منتقل شدن به دفاتر کاری باز، به‌طور قابل‌توجهی کاهش یافته است.
معماری باز به جای اینکه مشارکت‌های چهره به چهره را افزایش دهد، باعث شده کارمندان به نوعی واکنش طبیعی از خود نشان دهند و از همکاران خود دور شوند. در عوض با ایمیل و پیام‌رسان‌ها با هم در ارتباط باشند.
مثلا اگر در یک اتاق شلوغ و پر از آدم نشسته باشید، ممکن است به سختی کار کنید تا حواس‌تان پرت نشود. شاید هم برای این‌کار از یک هدفون بزرگ روی گوش‌تان استفاده کنید، ولی چون همیشه یک مخاطب دارید، احساس فشار می‌کنید و واقعا حس می‌کنید سرتان شلوغ است.
تحقیقات نشان داده‌اند که دفاتر باز، علاوه بر تعاملات، بهره‌وری کارمندان را نیز کاهش می‌دهد. آنچه که از دیدگاه مدیریتی بسیار مهم است این است که کیفیت کار نیز کاهش می‌یابد.
گزینه‌ی جایگزین برای معماری باز: تیم‌های کوچک، فضاهای خصوصی
برای شروع، کارمندان ما در تیم‌های میان‌وظیفه‌ای کوچک شامل 5-6 نفر کار میکنند. تیم‌هایی که در آنها از هر نقش متفاوت، یک عضو در تیم وجود دارد، همواره کارآمدتر هستند.
ما برای حمایت از تیم‌های کوچک خود، به هر تیم یک فضای فیزیکی مختص خودشان می‌دهیم.
هر گروه اتاق خودش را دارد که درب آن بسته می‌شود، یک وایت‌برد بزرگ و میزهای بزرگ دارد و فضایی با اندازه مناسب و با ابزارهای مختلف بهره‌وری در اختیارشان است.
این فضاهای خصوصی باعث می‌شوند تیم‌های ما بتوانند در کار خود تمرکز داشته باشند. آنها بدون حواس‌پرتی و بدون نیاز به استفاده از هدفون‌های بزرگ به کارشان ادامه می‌دهند.
نویز یا صدا، اساسی‌ترین عاملی است که در دفتر کارهای باز باعث آزار و اذیت کارمندان می‌شود. سروصدا باعث بهره‌وری پایین و غیبت‌های بیشتر کارمندان است.
کاهش حواس‌پرتی فقط یک تصمیم مربوط به منابع انسانی نیست، بلکه به امور مالی هم مربوط می‌شود. این حواس‌پرتی‌ها تقریبا یک تریلیون دلار در هر سال برای شرکت‌های آمریکایی هزینه داشتند.
تیم‌های میان وظیفه‌ای ما به‌جای مبارزه با حواس‌پرتی، با اعضای تیم مشارکت میکنند، به هم انرژی می‌دهند و بهره‌وری آنها در این اتاق‌های خصوصی افزایش می‌یابد.
تیم‌های شما چقدر باید کوچک باشند؟
کار در تیم‌های کوچک می‌تواند دقت تصمیم‌گیری را در بسیاری از زمینه‌ها افزایش دهد. زیرا تیم‌های کوچک بدون وجود سروصدای اضافی جمعیت، از مزیت خرد جمعی بهره می‌برند. البته ممکن است نظرات با هم فرق داشته باشند.
تعداد جادویی اعضای تیم برای یک تصمیم‌گیری اثربخش، 7 نفر است. وقتی تعداد اعضا به این عدد رسید، هر عضو اضافی باعث می‌شود اثربخشی به میزان 10 درصد کاهش یابد.
البته هر سازمانی منحصر به فرد است و این تعداد اعضا، به نوع سازمان و نوع تصمیمات و پروژه‌ها بستگی دارد. این تصمیم برای هر شرکتی براساس شرایط کسب‌وکارش متفاوت است.
در نهایت علی رغم تصوری که درباره بهبود مشارکت و بهره‌وری در دفاتر کار باز وجود دارد، باید گفت در دفاتر کار باز تمام کارکنان، روی هر پروژه یا تصمیمی با هم مشارکت ندارند و اغلب این دفاتر، گزینه‌ی مفیدی برای ایجاد تیم کاری کارآمد محسوب نمی‌شوند.
اگر به موضوع «تیم‌سازی اثربخش در کسب و کارتان» علاقه‌مند هستید، مطالعه مطالب زیر را پیشنهاد می‌کنیم:
8 اصل برای رهبری موثر یک تیم
7 ویژگی که به شما کمک می‌کند تیم‌هایی با نتایج شگفت‌انگیز ایجاد کنید
تیم‌سازی در سازمان چه مزایا و معایبی دارد؟
آیا کار تیمی را به کار انفرادی ترجیح می‌دهید؟
برگرفته از سایت medium.com
طاهره منیری شریف (کارشناس ارشد MBA)