ابزارهای مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری در سازمان‌های کارآفرین

احتمالا این جمله را بارها و بارها شنیده‌اید: «هوشمندانه کار کنید؛ نه الزاما سختکوشانه!»

بهترین راه برای عملکرد هوشمندانه کارآفرینان در سازمان، دسترسی به بهترین ابزارهای مدیریت زمان است. این روزها ابزارهای زیادی برای انتخاب وجود دارد و از آنجایی که بسیاری از این ابزارهای جدید روی تلفن‌های هوشمند قابل نصب و استفاده هستند، می‌توانید بدون اینکه پشت میز کار قرار بگیرید به بهترین شکل بهره‌وری را در کسب و کارتان تجربه کنید.

مدیریت ضعیف زمان در سازمان می‌تواند شما و کسب وکارتان را متحمل هزینه‌های جبران ناپذیری کند. هنگامی که از تکنولوژی به‌ویژه برای عملکردهای تکراری در فرایندهای کسب وکار استفاده می‌کنید، بخش قابل توجهی از اشتباه‌ها و اتلاف‌های زمانی کاهش یافته یا حذف می‌شود. بنابراین، اگر اخیرا به استفاده از ابزارهای تکنولوژی برای سازماندهی و مدیریت کسب وکارتان روی آوردید یا می‌خواهید این ابزارها را به‌روزرسانی کنید، حتما زمانی را برای بهره‌گیری صحیح از آنها در کسب‌ وکارتان اختصاص دهید.

مدیریت زمان

آن دسته از فعالیت‌هایی که باعث اتلاف زمان در فرایندهای کسب وکارتان می‌شود را شناسایی کنید. اگر شما هم مانند اغلب صاحبان کسب و کار در حال ثبت، بازیابی اسناد مهم، ردیابی درآمد و هزینه‌های خود، پرداخت صورت‌حساب و گزینش و آموزش کارکنان‌تان هستید، توجه کنید که به کمک ابزارهای مدیریت زمان می‌توانید این وظایف را بسیار آسان‌تر و سریع‌تر انجام دهید:

۱. ابزارهای ذخیره‌سازی اسناد به‌صورت آنلاین

به‌جای نگهداری و مهر و موم کردن پوشه‌های مهم در دفترکارتان، این اسناد را به‌صورت آنلاین ذخیره کنید، تا در هر زمان و هر مکان بتوانید آنها را بازیابی کنید. ابزار گوگل درایو «Google Drive» به شما اجازه می‌دهد فایل‌هایی تا حجم 15 گیگابایت را به‌صورت رایگان ذخیره کنید، در حالی که می‌توانید به مشتریان یا همکاران‌تان هم اجازه دسترسی به فایل‌ها را بدهید. ابزارهای دیگر در این فضا عبارتند از: دراپ باکس « Dropbox » و باکس «Box».

این ابزارها می‌توانند انواع فایل‌ها را ذخیره کنند،‌ از اسناد متنی ساده گرفته تا اسناد مربوط به فروش، تحقیقات بازار و حتی عکس‌ها. آنها به‌طور خودکار به شما کمک می‌کنند که  اسناد را درجایی بایگانی کنید و قراردادهای دیگری را امضا کنید. کنترل‌های امنیتی شما را قادر می‌سازد تا دسترسی به فایل‌های خاص را فقط به افراد خاص بدهید و احتمال اینکه اطلاعات مهم در اختیار افراد اشتباه قرار گیرد را کاهش ‌دهید. 

2.ابزارهای مالی آنلاین:

اکنون می‌دانید که برنامه حسابداری کامپیوتری در مقایسه با دفتر حسابداری کل سنتی یا حتی در مقایسه با رسیدهای انباشته شده در کشوی میزکار، بهتر می‌تواند امورمالی کسب‌ وکارتان را مدیریت کند. این برنامه‌های حسابداری آنلاین و ابزارهای صورت‌حساب الکترونیکی است که می‌تواند شما را در مسیر مدیریت خوب امور مالی قرار دهد.

با سیستم‌های صورت‌حساب الکترونیکی مانند «Freshbooks» و «Xero»، می‌توانید به‌صورت اتوماتیک هم صدور صورتحساب و هم وصول صورت‌حساب را تنظیم کنید. شما پیش‌تر قیمت‌ها و معیار دسته‌بندی صورت‌حساب‌ها را تنظیم می‌کنید، بنابراین بلافاصله می‌توانید از محل کارتان یک فاکتور واقعی بسازید. بعضی از سیستم‌های صورت‌حساب الکترونیکی درحال اضافه‌کردن ابزارهایی برای تبدیل شدن به نسخه‌های کم حجم‌تر از برنامه‌های حسابداری بزرگ هستند.

3.برنامه‌های آموزشی آنلاین:

هرچه کارکنان‌تان بهتر آموزش دیده باشند، زمان کمتری برای مدیریت آنها صرف می‌کنید‌. منابع آنلاین و پلتفرم‌های آموزشی زیادی وجود دارد که می‌تواند کارکنان شما را قادر به یادگیری بیشتر، آزمون دادن و حتی دریافت گواهینامه کند. اگر منابع آنلاین به حد کافی نیازهای شما را برآورده نمی‌کنند، به گام‌های ساده‌تری فکر کنید، مثلا برگزاری سمینار یا راه‌اندازی جلسات مشاوره با کارکنان کارآزموده به‌گونه‌ای که بتوانند مهارت‌ها و دانش خود را با دیگر کارکنان به اشتراک بگذارند. 

4.ابزارهای مدیریت فرآیندهای سازمانی:

بهره‌وری برای صاحب کسب وکار حائز اهمیت است و باید برای دستیابی به حداکثر بهره‌وری برنامه‌ریزی شود. ممکن است مهارت‌های سازمانی چندانی نداشته باشید، اما برنامه‌ها و اپ‌هایی وجود دارد که می‌تواند به شما کمک کند. بعضی از آنها، مانند « Kanban Flow»، می‌توانند شما را وادار به اختصاص دادن وظایف و تنظیم تاریخ‌های سررسید کنند. همچنین از « Trello » ، به‌عنوان ابزار مدیریت پروژه به‌منظور سازماندهی گردش کار در میان کارکنان‌تان استفاده می‌شود. حتی ابزارهایی مانند « Proven» وجود دارد تا استخدام کارکنان جدید سازمان ‌یافته‌تر و اثربخش‌تر صورت گیرد.

مترجم: نازنین توکلی (کارشناس ارشد مدیریت صنعتی)

برگرفته از entrepreneur.com

مطالب پیشنهادی برای مطالعه بیشتر

اثربخشی کارآفرینی سازمانی

مدیریت استعداد، راهبردی برای توسعه کارمندان مستعد در سازمان

۲۴ توصیه برای مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری روزانه