با افزایش شیوع Covid-19 در سراسر جهان، بسیاری از رهبران کسب‌وکارها با این سؤال مواجهند؛ چگونه می‌توانند در زمان بحران ارتباط موثری با تیم‌ها و مشتریان خود داشته باشند؟ نحوه برقراری ارتباط موثر با تیم‌های داخلی سازمان، مشتریان و سایر ذی نفعان کسب و‌کار در شرایط بحرانی و نامطمئن، چالش همیشگی رهبران بوده است.
در ادامه پنج گام بسیار مؤثر در مواجه با چنین چالش‌هایی را بیان می‌کنیم:
۱.چند لحظه مکث کنید و نفس عمیق بکشید:
قبل از شروع ارتباط با دیگران، یک دقیقه مکث کنید و نفس بکشید. شما به عنوان رهبر تیم بیش از هرکس دیگری در معرض توجه قرار دارید. اعضای تیم مستقیما از احساس و نحوه عملکرد شما تاثیر می‌پذیرند.
در نظر گرفتن یک دقیقه زمان برای تسلط بر خود، این فرصت را فراهم می‌کند تا در برابر همکاران و مشتریان عملکردی آرام و رویکردی منطقی از خودتان نشان دهید. این امر در مورد ارتباط تلفنی یا ارتباط از طریق ایمیل نیز صدق می کند. وقتی احساس اضطراب می‌کنید، می‌توانید آن را به دیگران منتقل کنید.
نتایج مطالعه‌ای درمورد استرس نشان می‌دهد؛ مشاهده افرادی که دچار استرس هستند می‌تواند باعث شود ناظران نسبت به خود احساس استرس بیشتری داشته باشند.
۲.خود را به جای مخاطبان قرار دهید:
هنگام صحبت‌های معمول و روزمره داشتن شناخت قبلی از مخاطب بسیار مهم است. بنابراین یک تحلیل استراتژیک کامل از کسانی که با آنها ارتباط برقرار کرده‌اید، انجام دهید.
دغدغه‌ها، سؤالات یا علایق آنها چیست؟ آنها به چه پاسخ فوری نیاز دارند؟ شاید بهتر باشد از جملاتی نظیر «من می‌دانم که بسیاری از شما فکر می‌کنید؛ ...» استفاده کنید. هرچه سریع‌تر بتوانید به آنچه در ذهن مخاطبان است رسیدگی کنید، سریع‌تر می توانید آنها را آرام کنید. اگر نتوانید به درستی آنها را به سمت پاسخ سوالات‌شان هدایت کنید، ممکن است آنها به صحبت‌های شما اصلا گوش نکنند.
۳. تحقیق کنید:
هنگام استرس، ارایه اطلاعات غلط می‌تواند بسیار مخرب و مشکل‌ساز باشد. منابع اطلاعاتی موثق را دنبال کنید و قبل از ارایه خلاصه اخبار حتما محتوای متن خبر را کامل و دقیق بخوانید. لینک منابع موثق را با دیگران به اشتراک بگذارید تا آنها هم به اطلاعات صحیح و دقیق دسترسی داشته باشند.
| |
«مشاهده افرادی که دچار استرس هستند می‌تواند باعث شود ناظران نسبت به خود احساس استرس بیشتری داشته باشند» |
|
۴. شفاف و با اطمینان صحبت کنید:
حتی اگر از چیزی صد درصد مطمئن نیستید، باز هم می‌توانید با اطمینان صحبت کنید. می‌توانید با اطمینان درباره شک و تردیدها یا عدم اطمینان‌تان صحبت کنید، درحالی‌که همچنان به نظر می‌رسد کنترل اوضاع را در دست دارید. مثلا می‌توانید بگویید؛ «همچنان گزارش‌های زیادی به دست ما می‌رسد، اما آنچه تاکنون برای ما روشن شده این است که...».
به‌طور مكرر با مخاطبان خود ارتباط برقرار كنيد، حتی اگر خبری برای گزارش ندارید، تا بدانند كه شما به طور فعال موضوع را پیگیری می كنيد.
5- گام‌های بعدی را مشخص کنید:
در مواقع عدم اطمینان، بسیار کمک کننده خواهد بود اگر موارد اقدام بعدی را به شیوه ملموسی به تیم‌تان ارایه کنید. بحث در مورد گام‌های بعدی یا پیشنهاد گام‌های بعدی به مخاطبان، حس تحت کنترل داشتن اوضاع را به آنها منتقل می‌کند. در نتیجه احساس می‌کنند که در ایجاد ثبات نقش دارند. در این مرحله می‌توانید از جملاتی نظیر: «مراحلی که باید طی کنیم عبارتند از...» یا « کارهایی که می‌توانید انجام دهید، عبارتند از...» استفاده کنید.
برقراری ارتباط در زمان عدم اطمینان یک مهارت اساسی برای رهبری است. در حقیقت، توانایی برقراری در زمان عدم اطمینان بخشی از آن چیزی است که آمادگی رهبری شما را به دیگران نشان می دهد. از مراحل فوق استفاده کنید تا ابتدا حس تمرکز و تسلط بر خود را تجربه کنید و بعد از آن بتوانید این اطمینان را به دیگران انتقال دهید.
مترجم: نازنین توکلی (کارشناس ارشد مدیریت صنعتی)
برگرفته از سایت hbr.org
بیشتر بخوانید:
چگونه در بحران کرونا کسب و کارم را حفظ کنم؟
۵ راهکار برای حفظ مشتریان در دوران شیوع ویروس کرونا
از اینکه کارمند دورکار هستید، احساس گناه می کنید؟
3 راه برای محافظت از کسب و کار در دوران شیوع ویروس کرونا
چگونه با تیم‌های دورکار، همکاری موثر داشته باشیم؟