وقتی کسب‌و‌کاری دارید یا در سازمانی مشغول به کار هستید، شرکت در جلسات مذاکره اجتناب ناپذیر است. بعضی از این مذاکرات درون سازمانی و بین اعضای یک تیم است و برخی بین سازمانی.
در واقع شرکت ها برای انجام امور مختلف اعم از تامین مواد اولیه، جذب سرمایه گذار، جذب شریک تجاری، برون سپاری و یا تبلیغات کسب‌و‌کار خود و ... باید از دروازه ی مذاکرات عبور کنند.
حالا که به اهمیت یادگیری اصول و فنون مذاکره پی بردید بیایید با هم شش اصل لازم برای داشتن یک مذاکره موفقیت آمیز را مرور کنیم:
اصل اول: آمادگی کافی داشته باشید:
برای اینکه یک مذاکره خوب داشته باشید باید حتما با آمادگی وارد جلسه مذاکره شوید. برای ایجاد آمادگی بهتر است قبل از روز مذاکره با توجه به موضوع مورد مذاکره و براساس ماتریس swot کسب و کار خود استراتژی خود را در مذاکره مشخص کنید. نتیجه و پیشنهادهای طرف مقابل را پیش بینی کنید تا آمادگی کافی و لازم را در روز جلسه داشته باشید.
بیشتر بخوانید: ماتریس «SWOT» راهکاری برای شکل‌گیری استراتژی‌های سازمان
اصل دوم: تقسیم وظایف کنید:
اگر مذاکره شما به صورت گروهی است باید وظایف هر یک از افراد مشخص باشد، شفاف کنید هر فردی پیشبرد کدام بخش از مذاکره را به عهده دارد.
این کار دو حسن دارد:
۱. باعث شفافیت و روشن شدن وظایف هر یک از اعضا می‌شود.
۲. حس مسئولیت پذیری بیشتری به افراد می دهد.
اصل سوم: توجه به خصوصیات فرهنگی و رفتاری:
اگر طرف مذاکره شما از یک فرهنگ دیگر است باید به نکات ظریف فرهنگی توجه کنید. این مسئله در کسب و کارهای بین المللی که مذاکرات بین افرادی از فرهنگ‌های متفاوت رخ می دهد بسیار مهم است.
اصل چهارم: خصوصیات شخصیتی و رفتار سازمانی طرف مورد مذاکره را شناسایی کنید:
مسلما مذاکره با افرادی که آنها را از قبل می شناسید ساده تر است. در صورت امکان قبل از روز مذاکره سعی کنید شناختی هر چند نسبی از طرف مذاکره پیدا کنید. می توانید از افرادی که قبلا با ایشان مذاکره و همکاری داشته اند کمک بگیرید. سعی کنید درباره حسن شهرت، توانایی مالی وی برای انجام تعهدات مالی و مواردی مثل داشتن مجوز و پروانه برای انجام فعالیت مورد مذاکره اطلاعات موثقی کسب کنید.
اصل پنجم: از حدود اختیارات خود اطمینان حاصل کنید:
اگر به نمایندگی از یک سازمان یا کسب و کار قرار است با شخص یا اشخاصی وارد مذاکره شوید قبل از روز مذاکره پکیج پیشنهادی خود که می خواهید در روز مذاکره مطرح کنید را با مدیر خود در میان بگذارید تا از حدود اختیاراتی که در این مذاکره به شما داده شده اطمینان حاصل کنید و بتوانید در روز جلسه مواردی را مطرح کنید که امکان اجرای آنها را داشته باشید.
اصل ششم: تهیه فهرست اهم مطالب و فعالیت‌ها:
قبل از روز جلسه برای اطمینان از پیوستگی مطالب ترجیحا فهرستی از مواردی که می خواهید در مذاکره مطرح کنید و فعالیت‌هایی که پیش از مذاکره باید انجام دهید را تهیه کنید از جمله این موارد:
- آیا در موضوع مورد جلسه اطلاعات لازم را کسب کردم؟
- اولین پیشنهادم چیست؟
- چه استدلال‌هایی برای پشتیبانی از پیشنهادم به کار خواهم برد؟
- چگونه از عصبانیت خویش جلوگیری کنم؟
- آیا وظایف اعضای هیات همراه را مشخص نمودم؟
- محدودیت‌های من در مذاکره کدام است؟
در مطلب بعدی با «ویژگی های شخصیتی و رفتاری یک مذاکره کننده موفق» آشنا خواهیم شد.
نویسنده: سکینه حجازی فر (کارشناس ارشد کارآفرینی)