چگونه جلسات کاری اثربخشی داشته باشید؟

داشتن نظم و آمادگی در برگزاری جلسات کاری می تواند به مقدار قابل توجهی برای شما و تیمتان نتیجه بخش باشد.

اطمینان حاصل کنید که برگزاری جلسات تان ضروری است

کارکنانی که پیش‌تر تجربه منفی از شرکت در جلسات دارند معمولاً عذری می آورند و در آن جلسه شرکت نمی کنند. احتمالا در جلسات قبلی آن طور که انتظار می رفته است برای آنها مفید نبود و شاید از اینکه وقت خود را به آن اختصاص دادند پشیمان هستند. چنین مواردی منجر به یک روند بی‌نتیجه برای کل تیم می‌شود. خوشبختانه‌، روش‌های آسان و تایید شده‌ای وجود دارد که می‌تواند فرهنگ جلسات شما را تغییر دهد تا با نظم بهتری پیش برود و به وقت دیگران احترام گذاشته شود.

برای هر جلسه هدف مشخصی داشته باشید

در جلسات داخلی کارکنان تمایل به جدیت بیشتری دارند. جلسات داخلی معمولاً یکی از سه هدف زیر را دنبال می‌کند:

الف. برقراری ارتباط: برای انتشار یا دریافت اطلاعات مهم برای تیم

ب. حل مسئله: به منظور ارائه راه حل هایی برای رفع یک چالش خاص

ج تصمیم گیری: برای پیشبرد کار با تصمیم‌گیری‌های کلیدی به صورت گروهی

صریح بودن در مورد هدف جلسه ای که می خواهید برگزار کنید به شما کمک می کند تا تصمیم بگیرید چه افرادی را دعوت کنید و چگونه ساختار آن جلسه را تشکیل دهید.  

برای مثال اگر هدف جلسه شما تصمیم‌گیری است، اطمینان حاصل کنید که این تصمیمات در واقع قبل از اینکه هدف‌تان را به جلسه بعد موکول کنید در همان جلسه انجام شود.

یک دستور کار را تنظیم کنید و به اشتراک بگذارید:

هنگامی که به هدف جلسه خود پی بردید، برنامه ای را تعیین کنید که برای دستیابی به آن هدف طراحی شده باشد. برنامه خود را متمرکز نگه دارید و توجه داشته باشید که فقط شامل مواردی باشد که مستقیماً مرتبط با هدفتان است. پیش از موعد جلسه، برنامه را با شرکت کنندگان در میان بگذارید تا بدانند چه انتظاری از آنها دارید و در اینصورت می‌توانند آماده شوند.

زمان مناسبی را انتخاب کنید:

اولین کاری که صبح روز شنبه انجام می‌شود، این است که کارکنان باید به ایمیل‌های دریافتی پاسخ دهند و سایر کارهای اداری که باید آن‌ها را برای کل هفته برنامه‌ریزی کنند. در پایان روز چهارشنبه، آن‌ها احتمالاً منتظر تعطیلات آخر هفته هستند. بنابراین اگر می‌خواهید تمرکز بیشتری داشته باشید، در این دو روز جلسات را برنامه ریزی نکنید. اگر تیم شما از نظر برنامه زمانی دچار گوناگونی فراوان است، ممکن است مشکل بتوانید زمانی را پیدا کنید که برای همه مناسب باشد، با این حال سعی کنید جلسات را در ساعات کاری استاندارد برگزار کنید.

انتخاب کنید که چه کسی را دعوت کنید:

جلسات مختلف اهداف متفاوتی خواهد داشت و بنابراین به شرکت کنندگان مختلف احتیاج دارد. دعوت از همه افراد به همه جلسات سازنده نیست، بنابراین مشخص کنید که حضور چه کسانی برای هدف شما لازم است و فقط آن افراد را دعوت کنید. تصمیمات و سایر اطلاعات را بعداً از طریق ایمیل به بقیه اعضای تیم منتقل کنید و آنها را مجبور به شرکت در یک جلسه غیرضروری نکنید.

به آماده بودن افراد برای جلسه توجه کنید:

اگر می‌خواهید شرکت‌کنندگان چیزی را ارائه دهند‌، نظرات خود را به اشتراک بگذارند یا در مورد موضوعی فعالانه بحث کنند‌، از قبل به آنها اطلاع دهید و به آنها بگویید که انتظار دارید آماده باشند.

انتظارات خود را از شرکت کنندگان بیان کنید:

به شرکت کنندگان اطلاع دهید که از آنها انتظار توجه کامل را دارید. این بدان معناست که در جلسات هیچ خبری از مکالمات جانبی، انجام کارهای غیرضروری و استفاده بی مورد از تلفن همراه نخواهد بود. در صورت خارج شدن از مسیر بحث جلسه، تیم را به آرامی اما قاطع به کار خود برگردانید و پروتکلی برای ارائه ایجاد کنید تا وقفه ها را به حداقل برسانید. مشارکت ها را پیگیری کنید تا مطمئن شوید همه فرصت صحبت دارند و فقط یک نفر نیست که بر جلسه تسلط دارد.

تصمیمات گرفته شده را ثبت و بایگانی کنید:

اگر هدف جلسه شما تصمیم‌گیری کردن است، اطمینان حاصل کنید که آن تصمیمات را در همان جلسه اخذ و نهایی کنید و هرگز آن را به جلسه بعد موکول نکنید. برای شرکت کنندگان هیچ چیز خسته کننده‌تر از تکرار بحث های مشابه درباره موضوعات جلسات گذشته که پیشرفتی در آنها حاصل نشده، نیست.»

تصمیمات گرفته شده را در چند دقیقه همراه با موارد اجرایی، جدول زمانی و هرکسی که مسئول انجام آنها است ثبت کنید. به این ترتیب، همه افراد یک مرجع و سابقه مشترک دارند که باید به آن رجوع کنند.

اطمینان حاصل کنید که برگزاری جلسه واقعاً ضروری است:

اگر شما اطلاعاتی برای اشتراک‌گذاری دارید، ممکن است ارسال یک ایمیل یا یادداشت موثرتر از جمع کردن کارکنان در یک اتاق و برگزاری جلسه باشد. برگزاری جلسات را برای مواقعی ذخیره کنید که انتظار دارید کارکنان سوالاتی بپرسند یا درمورد خبرهای خاص بحث کنند. همان گونه که فناوری برای بهینه سازی بهره وری مهم است، ایجاد تعادل مناسب بین برگزاری جلسات فیزیکی و مجازی هم مهم است.

از شرکت کنندگان جلسه بازخورد بخواهید:

اگرچه می توانید تمام روش های فوق را در جلسات خود اعمال کنید، اما هر تیم متفاوت است و  اطلاعات، نیازها، علاقه‌مندی‌ها و دیگر ویژگی‌های خاص خود را دارد. 

بعد از هر جلسه، از افراد بپرسید چه چیزی برای آنها در جلسه مفید و کاربردی بوده و چه چیزهایی باید بهتر از این باشد. این امر به شما کمک می کند جلسات خود را متناسب با نیازهای تیم خود تنظیم کنید و هر بار بهترین نتیجه را بگیرید.»

بیشتر بخوانید: چگونه با استفاده از تفکر طراحی، جلسات کاری مفیدتری داشته باشیم؟
مترجم: اکرم دیانی

برگرفته از سایت www.bdc.ca