هر شرکتی برای مقابله با شرایط اضطراری یک برنامه مدیریت بحران دارد. در این مطلب می خواهیم نگاهی بندازیم به ساز و کار شرکت Coop، غول خرده فروشی سوئیس در مواجهه با بحران کرونا.
برگردیم به ماه فوریه هنگامی که ویروس کرونا به اروپا راه یافت.
«تم ستر»، سرپرست تیم فرآیندها و جایگزینی کالاها در فروشگاه Coop، اعلام کرد: «ما برای مواجهه با این بحران آمادگی کامل نداشتیم چون با بحران عادی رو به رو نبودیم. هرگز بحرانی به این بزرگی ندیده بودیم. بنابراین مجبور شدیم به گونه ای عمل کنیم که همواره قفسه های فروشگاه با کمبود موجودی مواجه نشود و سوپرمارکت ها در سراسر کشور تعطیل نشوند. »
مدیر عامل شرکت Coop به سرعت چندین تیم مدیریت بحران ایجاد کرد و از تم ستر خواسته شد تا مسئولیت پرکردن چندباره قفسه ها از کالاها و اقلام مصرفی را در یکی از این تیم ها بر عهده بگیرد. برای تصمیم گیری در مورد تهیه و انبار موجودی قفسه های سوپرمارکت، به تم ستر اختیاراتی داده شد. توانایی تصمیم گیری بدون نیاز به طی کردن سلسله مراتب اداری به او این اجازه را داد که با سرعت و دقت لازم برای پاسخگویی به چالش روبرو شود.
در اواخر ماه فوریه با شیوع همه‌گیری کرونا در ایتالیا، اغلب سوپرمارکت‌ها شاهد افزایش 70 درصدی فروش بودند. خریداران ایتالیایی برای تهیه مایحتاج ضروری وارد بازار شدند. خیلی زود میزان تقاضا برای مایحتاج روزانه و مواد بهداشتی در سوئیس نیز افزایش یافت و نیاز به پیش بینی دقیق تقاضا و میزان توزیع از اهمیت ویژه ای برای کسب و کارها برخوردار شد.
پرکردن قفسه‌های فروشگاه در بحران کرونا
یک حرکت هوشمندانه برای پیش بردن کار در این بحران، توانایی پیش بینی و پر کردن به موقع قفسه ها بود. به طور معمول، شرکت یک فرصت دو تا سه ساعته را برای نهایی کردن سفارشات روزانه قبل از شروع روند تدارکات در نظر می گرفت. اما هنگام بروز همه گیری، مراکز توزیع که از قبل نزدیک به ظرفیت خود کار می کردند با تقاضای بسیار بیشتری روبرو می‌شدند.
ستر در این باره می‌گوید: «درست مثل این بود که میزان تقاضا و شلوغی ایام کریسمس را چند برابر کنیم، بدون اینکه وقت کافی برای آماده کردن اقلام مورد تقاضا را داشته باشیم. ما در حالت عادی معمولاً در فصل‌های شلوغ کاری، میزان کارکنان را به اندازه یک سوم افزایش می‌دادیم، اما برای انجام این کار هفته ها زمان داشتیم.»
«برای حل این مشکل، کارمندان از بخش‌های دیگر Coop که در مدت بحران غیر فعال و تعطیل شده بودند، به بخش مواد غذای منتقل شدند. چالش واقعی زمانی بود که باید بارهای زیاد را بدون برنامه ریزی قبلی و در نظر گرفتن فضای کافی برای آنها در مراکز توزیع تحویل می گرفتیم. در حالی که تأمین کنندگان ما ذخایری در انبارها در کشورهای دیگر داشتند، کامیون دارها بخاطر بسته بودن مسیرها و رعایت پروتکل های بهداشتی نمی توانستند از مرزها عبور کنند.»
فروش روزانه برخی محصولات به ویژه کالاهای کنسرو شده سه برابر حد معمول بود. فروشگاه های Coop به خاطر مجموعه گسترده ای از محصولات خود شناخته شده هستند، ولی حتی فروشندگانی که در حالت عادی بازار، فروش کمی داشتند تمامی اجناس خود را فروخته بودند.
اما چگونه می توانستیم از تحویل به موقع ۱۰۰۰ کالای حیاتی به هر سوپرمارکت اطمینان حاصل کنیم؟ در حالی که باید در شرایط بحران به این میزان از اقلام مصرفی برای تأمین نیاز مشتری دسترسی داشته باشیم.
بیشتر بخوانیم: «چابکی استراتژیک»، راه حل عبور از بحران کرونا
رهبری تیم ها و فرایندهای کاری در بحران کرونا
در این موقعیت اختیارات تصمیم گیری که برای رهبری تیم مدیریت بحران به «تم ستر» داده شده بود توانست نقشی حیاتی را ایفا کند. اولین تصمیم این بود که هزاران محصول از چرخه تحویل روزانه کنار گذاشته شود، و در عوض اولویت به تامین و توزیع کالاهای حیاتی و ضروری در تدارکات داده شود. این یک گام بسیار مهم در مدیریت تقاضای زیاد و اطمینان از در دسترس بودن کالا در تمام فروشگاه ها بود.
تصمیم دوم، پیش بینی برای کنترل بهتر فرایند توزیع در سطح بسیار بالا بود. تیم بحران برای تجزیه و تحلیل و درک الگوهای فروش غیرمعمول که با توسعه همه گیری اتفاق افتاده بود، نیاز به نظارت و کنترل کامل داده ها داشت. ما نمی توانستیم به پیش بینی های مبتنی بر احساسات درونی تکیه کنیم. داده ها دلیل موفقیت تصمیم گیری در مورد نحوه و مکان توزیع کالاها بودند. این به ما امکان داد که همه اقلام مهم را در تمام فروشگاه ها در دسترس داشته باشیم.
اعتماد به سیستم جمع آوری و پردازش داده های مشتریان نتیجه داد. مشتریان آنچه را که لازم داشتند به دست آوردند و موجودی بازار در زمان بحران به میزان قابل توجهی افزایش یافت. این فرایند عرضه بزرگی و به موقعی از کالا و اقلام مصرفی بود که نشان داد ما تصمیمات درستی گرفته ایم.
ابتکار عمل فروشگاه Coop در بحران کرونا
کوپ Coop از نرم افزار SAP پیش بینی و جایگزین کردن کالا استفاده می‌کند تا به کمک آن تدارکات زنجیره تامین را بهینه کند، به شفافیت بیشتر در زنجیره تامین کمک کند، موجودی مازاد در انبارها را کم کند، نبود موجودی را به حداقل برساند و کاهش نیروی انسانی را از طریق اتوماسیون شدن فرایندها افزایش دهد.
این شرکت تعدادی از راه حل های دیگر SAP را اجرا می کند که یکی از آنها پیش بینی تقاضای یکپارچه است.
بیشتر بخوانیم: آيا بلاکچين می تواند زنجيره تامين را از کرونا نجات دهد؟
به حداقل رساندن اتلاف ها
با این حال Coop اجازه نمی دهد که بحران فعلی از تلاش های دیگر آن برای تبدیل شدن به یک شرکت هوشمند و مبتنی بر فناوری جلوگیری کند. یک هدف بلند مدت این شرکت ایجاد تجربه خرید انعطاف پذیرتر و تحقق بخشیدن به کمترین میزان اتلاف برای تامین مواد غذایی است.
سه سال پیش، این شرکت پروژه جدیدی را برای برنامه ریزی تبلیغاتش معرفی کرد. Coop یک مدل تبلیغاتی را برای۶۰،۰۰۰ محصول ارائه داد.
در واقع Coop از سیستم پیش بینی تقاضای یکپارچه SAP برای تعیین کمیت و کیفیت دقیق تبلیغات خود با توجه به داده های حاصل از فروش های گذشته اش استفاده می کند. توزیع کالاها بر اساس الگوریتم هوش مصنوعی انجام می شود که با هر فروش جدید پیش بینی را بهبود می بخشد.
ستر در این باره می‌گوید: «ما به کمک این ابزار می توانیم با کم کردن موجودی اضافه و برنامه ریزی هدفمندتر، کاری کنیم که مشتریان محصولات تازه تری دریافت کنند. به علاوه با افزایش دستگاه های خودکار و اتوماسیون کردن فرایندها، کارمندان می توانند زمان بیشتری را به مشتریان اختصاص دهند. در نهایت همه این موارد به کاهش اتلاف منابع در شرکت منجر خواهد شد.»
مترجم: شیدا انصاری
برگرفته از سایت bdc.ca