چگونه در جلسات کاری پرحرفی نکنیم؟!

اگر موقعیت شغلی شما، رهبری یک تیم یا یک سازمان است، احتمالا به شما آموزش داده اند که تا می توانید در جلسات صحبت کنید! به هر حال یکی از وظایف رهبران تیم یا سازمان این است که در موقع لزوم، به روند گفت و گوها کمک کند، درست است؟

اما دانستن این نکته مهم است که بدانید، رهبرانی که زیاد صحبت می کنند، می توانند خواسته یا ناخواسته، مکالمه را از مسیر خود خارج کرده و در نهایت اعتبار شغلی خود را از دست بدهند. پس، چگونه می توان بین به اشتراک گذاشتن افکار خودتان و اجازه دادن برای شنیدن صدای دیگران، تعادل ایجاد کرد؟

اگر نسبت به خودتان این تفکر را دارید که در جلسات زیاد صحبت می کنید، نکاتی که در ادامه آورده شده است را برای تشخیص میزان پرحرفی و تنظیم میزان آن و البته نحوه برقراری ارتباط با دیگران، امتحان کنید.

1- بازخورد بخواهید:

آیا می خواهید بدانید که در جلسات، چگونه ارتباط برقرار می کنید؟! سوال کنید! دریافت نظرات افراد، یکی از ساده ترین و در عین حال مهم ترین کارهایی است که می توانید انجام دهید، بازخوردها را در هر زمان می توان دریافت کرد، بنابراین لازم نیست منتظر گزارشات سالیانه فروش یا عملکرد باشید. مثلا از یک همکار مورد اعتماد تان بخواهید که شما را در جلسات تماشا کند و نظرات خود را در مورد صحبت کردن شما بگوید، البته، شما می توانید از مدیر یا فرد مافوق خود نیز چنین درخواستی داشته باشید.

به یاد داشته باشید که وقتی درخواست بازخورد می کنید، دقیق باشید و منظور خود را به طور واضح مشخص کنید. می توانید از عباراتی نظیر «من سعی می کنم در جلسات ارتباطات بهتری بر قرار کنم، آیا می توانید به من بگویید که چگونه کار کنم؟ نقاط قوت و ضعف من کجاست؟ اگر من در جایی زیاد صحبت می کنم، بین 1 تا 5 به من امتیاز دهید!» استفاده کنید. اگر واقعا احساس شجاعت می کنید، سعی کنید صحبت های خود را در یک جلسه کاری ضبط کرده و سپس آن را گوش دهید، اگرچه ممکن است این کار برای شما سخت یا نارحت کننده باشد، اما فوق العاده موثر است.

2- از زبان بدن کمک بگیرید.

اگر احساس راحتی با کسی نمی کنید یا نمی توانید از کسی بخواهید که در مورد صحبت کردنت ان نظر بدهد، می توانید از زبان بدن به عنوان کلید و راهنما استفاده کنید تا در صورتی که زیاد صحبت کردید به شما اطلاع دهد.

می توانید این راهکارها را امتحان کنید:

اگر در یک جلسه مجازی هستید، میزان صدا را کم کنید. به چهره افراد دقت کنید، زمانی که مشغول صحبت هستید، سایر شرکت کنندگان در جلسه چگونه واکنش نشان می دهند؟ آیا چشم های آن ها از هیجان برق می زند؟ آیا چهره های آن ها خسته و خالی از احساس به نظر می رسد؟ آیا آن ها سراپا گوش هستند یا به صندلی خود تکیه داده و به ناخن های شان نگاه می کنند؟ و در واقع اگر مشغول انجام کاری غیر از گوش دادن به شما هستند. پس به احتمال زیاد شما شنوندگان خود را از دست داده اید!

3- به سخنرانان حرفه ای نگاه کنید:

یکی دیگر از راه های بهبود حضورتان در جلسات، تماشای کسی است که ارتباطات بسیار بسیار خوبی را برقرار می کند. سعی کنید به کسانی نگاه کنید که همیشه ایده هایشان را به راحتی می فروشند یا از صحبت هایشان به شدت استقبال می شود.

دقت کنید: چند وقت یکبار صحبت می کند؟ چگونه با ایده های خود نظر دیگران را جلب می کند؟ این کار را به نوعی آزمایشگاهی برای آزمایش ارتباطات خود در نظر بگیرید. دفعه بعدی که با این شخص ملاقات می کنید، به شرط آن که جلسه ی کاری خیلی مهمی نباشد، بیشتر مراقب نحوه ی صحبت کردن تان باشید. حتی می توانید تعداد دفعات صحبت کردن فرد را ثبت کرده و حتی نحوه صحبت کردن او را یادداشت کنید. سپس برخی از روش های آن ها را، خودتان امتحان کنید!

البته این بدان معنا نیست که شما باید شبیه این افراد بشوید!! یا سبک رهبری او را مورد نظر قرار دهید، اما می توانید مواردی را که این افراد را فوق العاده جلوه می دهد، مشاهده و بررسی کنید، تکنیک های آن ها را آزمایش کنید و به سبک خودتان، آن ها را اجرا کنید.

اکنون که داده های خود و دیگران را در اختیار دارید، وقت آن است که راه حل هایی را برای رفع پرحرفی یا صحبت کردن کسل کننده تان، ارائه کنید!

1- نفس عمیق بکشید:

احساس گیجی و سرگردانی در بحث را دارید؟ نفس عمیق بکشید! و حتی یک جرعه آب بنوشید! یک لحظه به خودتان فرصت بدهید تا دوباره با بحث هماهنگ شوید. این یکی از ساده ترین ولی موثرترین روش بازگردانی بحث به مسیر اصلی است! اگر ایده های درخشانی برای ارائه دارید، اجازه ندهید که در سیل کلمات بیهوده، غرق شوند.

2- فقط روی یک موضوع تمرکز کنید.

معمولا به رهبران چینی آموزش می دهند که در هر جلسه سه موضوع را با افراد در میان بگذارند. با این حال اگر می دانید که نکات زیادی را به اشتراک گذاشته اید، سعی کنید بعد از این صحبت های هر جلسه را فقط روی یک بحث متمرکز و محدود کنید!

به یاد داشته باشید که احساس ناامیدی و غیر طبیعی بودن جلسه در دفعات اول، بسیار طبیعی است. اما اگر حالت طبیعی شما این است که زیاد صحبت می کنید، پس باید در نحوه تنظیم مجدد و حرکت در جهت مخالف، عامدانه تلاش کنید. فراموش نکنید که همیشه می توانید ایده هایی را که به اشتراک نگذاشته اید، در یک ایمیل قابل پیگیری، برای افراد ارسال کنید، یا در آینده، در جلسه دیگری آن را مطرح کنید!

بنابراین اگر هدف شما این است که کمتر صحبت کنید، باید در برابر تمایل به جمع آوری هر ایده یا نقطه نظری در یک جلسه، مقاومت کنید.

3- همیشه آماده باشید.

یکی از ساده ترین راه ها برای محدود کردن صحبت ها و ارتباط گیری ها در طول یک جلسه، این است که اهداف صحبت های خود را از قبل آماده کنید.

مطمئنا در طول جلسه ممکن است صحبت افراد به سمتی کاملا متفاوت با آنچه که شما پیش بینی کرده اید، حرکت کند، اما اگر بتوانید اهداف خود را از قبل نشانه گذاری کنید، حداقل می توانید برای نکات مهمی که میخواهید بحث را به سمت آن ها هدایت کنید، آمادگی داشته باشید.

اگر احساس می کنید که جلسه ممکن است بحث برانگیز شود، سعی کنید نکات مورد نظر خود را به صورت مختصر بنویسید تا از صحبت درباره ی دیگران، جلوگیری کنید. این امر به ویژه در صورت نیاز به ارائه ی بازخورد منفی در مورد عملکرد افراد در جلسات، بسیار اهمیت دارد. آمادگی پیش از جلسه به شما کمک می کند تا برای رفتن به جلسه، احساس آرامش کنید و همچنین اهداف و مسیر صحبت را حفظ کنید.

نقش رهبری، نقشی دشوار است. از شما انتظار می رود تا صحبت کنید و دیدگاه های خود را با دیگران در میان بگذارید، بنابراین اگر زیاد از حد صحبت کنید، خطر جدی گرفته نشدن خود و ایده های تان را به جان خریده اید. اگر این احساس را دارید که در ارتباطات خود بیش از حد اشتباه می کنید، یا مشکوک هستید که اینطور به نظر بیایید، بنابراین سعی کنید با استفاده از راه حل های ارائه شده در بالا و آزمایش آن ها، خود را مجددا آماده کنید.

مترجم: عاطفه جولانی (کارشناس ارشد)

برگرفته از سایت: www.forbes.com