اجازه ندهید «تازه وارد بودن» شما را از صحبت کردن باز دارد! (قسمت دوم)

در بخش اول این مطلب به سه تفکر اشتباهی که هنگام ورود به یک سازمان جدید می تواند باعث عقب نگه داشتن شما بشود اشاره کردیم. در این مطلب می خواهیم بدانیم چگونه در میان همکاران و مدیران جدید صحبت کنیم که حرف هایمان شنیده شود و در عین حال اثربخش باشد. گاهی ممکن است در یک مذاکره کوچک هنگام ارایه صحبت های تان حالت افراطی از خودتان نشان بدهید، زیرا شما دیدگاهی را ارائه می دهید که می خواهید دیگران بر اساس آن عمل کنند. این امر مستلزم آن است که کاری بیشتر از ارائه یک ایده انجام دهید. هنگام مطرح کردن ایده های خود باید مطمئن و متقاعدکننده عمل کنید، در ادامه ی به نحوه ی انجام این امر می پردازیم:

1- به پیش نیازها توجه کنید

اولین قدم برای صحبت موثر، انجام یک سری پیش نیازهاست. به این فکر کنید که چه کسی باید ایده یا نظر شما را بشنود و چرا باید برای آن ها مهم باشد. به عنوان مثال می توانید قبل از اینکه ایده ی خود را برای مدیر، مدیران یا سهام داران شرکت توضیح بدهید، با سایر اعضای تیم، هم ردیف ها یا کارمندانی که مدت طولانی تری در شرکت بوده اند، صحبت کنید تا از دیدگاه آن ها مطلع شوید.

از آن ها سوالاتی بپرسید؛ مثلا:

• آیا این ایده باعث راحت شدن کار شما یا مدیر شرکت می شود؟
• آیا این ایده قبلا ارائه شده است؟ چرا از آن حمایت شده یا نشده است؟
• این ایده را چگونه می توان با اهداف بزرگ شرکت ارتباط داد؟
• به نظر شما چه کسی به شنیدن این ایده بیشتر نیاز دارد؟
• آیا من می توانم این ایده را ارائه بدهم یا فرد بهتری نیز برای ارائه آن وجود دارد؟

2- زمان، مکان و لحن تان را در نظر بگیرید

لازم نیست همه ی ایده ها در یک جلسه رسمی به اشتراک گذاشته شود، گاهی اوقات یک ناهار با یکی از اعضای تیم یا نوشیدن یک فنجان قهوه با رئیس تان گزینه های بهتری هستند. بنابراین هنگام در نظر گرفتن زمان و مکان صحبت کردن، موارد زیر را نیز مد نظر قرار بدهید:

• طرف مقابل شما چه چهارچوب های ذهنی دارد؟ آیا آنها روی پروژه ای کار می کنند که موضوع صحبت شما، می تواند به آن ها کمک کند؟ 
• چه کسی باید در اطراف شما باشد تا ایده های شما را تقویت کند و به آن اعتبار بخشد؟ آیا او در دسترس است؟
• آیا این ایده ای است که ممکن است مدیر شما را غافلگیر کند و باید به طور خصوصی مطرح شود؟ یا اینکه مطرح کردن آن در فضای گروهی، مانعی ندارد؟

لحن و سبکی که در آن نظرات یا ایده های خود را به اشتراک می گذارید نیز اهمیت دارد. مطالعات اخیر نشان می دهد که زمانی که کارمندان حین ارایه ایده فقط بر علاق خود تمرکز می کنند و به حرف دیگران گوش نمی دهند، اعتنایی به نظرات دیگران نمی کنند و یا تلاشی ندارند که از همکاران خود مشارکت بگیرند، توجه کمتری را می توانند به سمت ایده شان جلب کنند. بنابراین اگر می خواهید که صحبت شما مورد استقبال قرار بگیرد، باید ایده ی خود را به شیوه ای مشورتی، باز و کاملا محترمانه بیان کنید. یکی از راه های انجام این کار، گوش دادن فعالانه است.

در جلسات تیمی، باید اینطور به نظر برسد که شما قبل از صحبت همواره به حرف دیگران گوش می دهید و نظرات آن ها را تقویت می کنید و وقتی ایده ای دارند از آنها حمایت می کنید. تحقیقات نشان می دهد که زمانی که شخصی مشارکت همتایان خود را به طور عمومی تایید می کند، صدای همتایان او بلندتر می شود و در مقابل فرد تقویت کننده نیز در جایگاه بالاتری قرار می گیرد. بنابراین لازم است که به صورت فردی، از طرف مقابل خود بخواهید که قبل از ارائه ی پیشنهاد، نظر خود را در مورد موضوع مورد نظر، به اشتراک بگذارد. می توانید با یک سوال باز، نظر همه را جویا شوید. مثلا بپرسید: «همه ی شما نظرتان را در این مورد بیان کنید، مشتاقم بدانم در ذهن شما چه می گذرد؟»

3- پیشنهادهای خود را قالب استراتژی بیان کنید

با توجه به نکات بالا، متوجه شدید که همه ی بازخوردها یکسان نیستند. برخی از نظرات و پیشنهادها نسبت به سایرین، حساسیت بیشتری دارند، همچنین به سهمی که افراد در روند تغییر ناشی از ایده ی شما، متحمل خواهند شد بستگی دارد.

در مورد نحوه چهارچوب بندی پروژه خود آگاهی کامل داشته باشید. شما می توانید آن را بر حسب اینکه چه چیزی اشتباه است و چه چیزی باید متوقف شود (صدای بازدارنده) بیان کنید. با برعکس می توانید آن را به عنوان راهی برای بهبود فرآیند سیستم و دستیابی به اهداف (صدای پیش برنده) ارائه دهید.

تحقیقات چنین نشان می دهد که راه دوم موفقیت آمیزتر خواهد بود، زیرا انعکاس پیام وفاداری به سازمان و اهداف آن هنگام بیان نظرات تان باعث می شود ایده شما بهتر مورد استقبال قرار گیرد. همیشه اجتناب از ابراز نظرات غیرحمایتی، آن هم به صورت علنی، اهمیت بسیاری دارد زیرا ممکن است در میان صحبت های خود و یا در نتیجه­گیری­ها، با به چالش کشیدن وضعیت موجود، مدیران یا همکاران خود را شرمنده یا ناخواسته تهدید کنید. در نظر داشته باشید که وقتی به شیوه ای صحبت می کنید که سازنده نیست یا دیگران را تضعیف یا تحقیر می کند، احتمال اینکه صدای شما تایید شود بسیار کم می شود. ایده ی خود را نه به عنوان «تنها راه حل ممکن»، بلکه به عنوان یک «دیدگاه جایگزین» با افراد به اشتراک بگذارید.

می توانید از جملات زیر در ابتدای صحبت خود استفاده کنید:

• من می خواهم با استناد به آنچه شما گفتید..../ در راستای تکمیل صحبت های شما می خواهم اضافه کنم که...
• دیدگاه دیگری را می خواهم ارائه کنم که ممکن است به ما کمک کند تا روند..... را اصلاح کنیم و ....
• من مزایای پیشنهاد شما را درک می کنم، و شاید بتوانیم موارد دیگری را نیز به آن اضافه کنیم و دلیل من این است که...

مراقب باشید که اگر در برابر ایده ی خود، انتقاد دریافت کردید، خونسردی عاطفی خود را حفظ کنید. قبل از ارائه نکته بعدی، برای بازنگری دیدگاه­های خود مکث کنید و دیدگاه های متقابل را در نظر بگیرید. از دیدگاه های دیگران تشکر کنید و اعلام کنید که روی آن ها فکر خواهید کرد و ایده تان را با در نظر گرفتن دیدگاه های افراد، بازنویسی خواهید کرد و سپس به سراغ ایده یا نکته ی بعدی بروید. در این صورت، دیگران شما را فردی متفکر خواهند دید که مایل است در هنگام تصمیم گیری به تخصص تیم تکیه کرده و از آن استفاده کند.

4- تواضع را تمرین کنید

و در نهایت به یاد داشته باشید که تعادل ظریفی بین صحبت کردن به شیوه ای فراگیر و صحبت کردن به روشی که غالب است وجود دارد. با درک این تفاوت ها می توانید صدای خود و صحبت های خود را بیشتر اصلاح کنید.

صدای فراگیر هم اعتماد به نفس و هم تواضع را نشان می دهد. اعتماد به نفس به این معنا نیست که موضع خود را حفظ کنید و پذیرای انتقاد نباشید. همچنین به این معنی نیست که ایده ی شما بهترین ایده است. بلکه به این معناست که استدلال ها و منطق شما با پشتوانه شواهد، حقایق و مثال های متقاعد کننده برای عموم، پشتیبانی می شود. برای تمرین فروتنی از ضمایر جمعی مانند «ما»، در مقابل ضمایر فردی مانند «من» استفاده کنید.

به عنوان مثال یک فرد با اعتماد به نفس که مایل است فروتنی خود را نیز نشان بدهد اینگونه صحبت می کند: «من می خواهم یک راه حل برای بررسی به شما ارائه کنم. بر اساس تحقیقات من، این مسئله به طور مستقیم روی مشکلی که در بخش B بوجود آمده تمرکز دارد. من نمی گویم که این راه حل، بهترین یا تنها راه حل است، اما شواهد قوی در پشتوانه ی آن وجود دارد. من مسلما می دانم که جنبه های منفی نیز وجود دارند، در نهایت دوست دارم نظر شما را نیز در مورد ایده ای که مطرح می کنم، بدانم»

در نظر داشته باشید که فواید زیادی در شنیده شدن شما وجود دارد: شما دیده می شوید، نفوذ خود را گسترش می دهید و البته اعتبار و سرمایه ی اجتماعی شما نیز افزایش می یابد. همه ی این ها برای موفقیت شما در کار جدیدتان لازم است. بنابراین هر وقت در بیان ایده های تان مردد شدید بدانید که صحبت کردن شما به نفع همه است.

مترجم: عاطفه جولانی (کارشناس ارشد)

برگرفته از www.hbr.org