اگر زمان خود را مدیریت نکنید متوجه خواهید شد که کارهای امروزتان به فردا، روز بعد، یا هفته‌های بعد موکول می‌شوند. با استفاده از ۲۴ توصیه‌ی زیر برای مدیریت زمان، می‌توانید از این امر اجتناب کنید.
1 . آهسته‌تر نفس بکشید
اگر می‌خواهید رابطه‌ی خود با زمان را تغییر دهید، باید آهسته‌تر نفس بکشید. برای شروع، باید از دیافراگم خود استفاده کنید و تنفس شکمی داشته باشید، مثل نفس کشیدن کودک.
لازم نیست این کار را همیشه انجام دهید، فقط هفت تا نه تنفس عمیق و آهسته در ابتدای روز کافی‌ست. می‌توانید این کار را قبل از هر کار خلاقانه یا هنگام استرس؛ مواقعی که با تاخیر به جلسه کاری‌تان می‌رسید نیز انجام دهید. با آهسته‌تر نفس کشیدن، زمان بیشتری برای خود ایجاد می‌کنید.
2 . دو بار اندازه بگیرید و یک بار بِبُرید
این ضرب‌المثلی معروف در کارهای نجاری و ساختمانی است. منظور این است که کارها را از همان ابتدای امر و از اساس و پایه درست انجام دهید. اگر کار خود را دو بار چک کنید، دیگر نیازی نیست برای برگشت به عقب و اصلاح اشتباهات‌تان وقت بگذارید.
3 . بهتر است، تلویزیون را خاموش کنید
به جای اینکه زیاد تلویزیون تماشا کنید، وقت آن را صرف کارهای مهم‌تر کنید
4 . ابتدا مهم‌ترین کار خود را انجام دهید
ابتدا مهم‌ترین و بزرگ‌ترین کار خود را انجام دهید، کاری که حتم دارید اگر انجام نشود به تعویق خواهد افتاد.
| |
«چندوظیفه‌ای بودن همیشه موثر نیست. وقتی چند کار را با هم انجام می‌دهید، تکمیل یک کار بیشتر طول می‌کشد. در عوض، در هر لحظه روی یک کار تمرکز کنید.» |
|
5 . با توجه به انرژی خود برنامه زمانبندی داشته باشید
مهم‌ترین کار خود را وقتی انجام دهید که بیشترین انرژی و تمرکز را دارید(ساعات جادویی). این زمان معمولا دو و نیم ساعت بعد از بیداری شما است. با یک زمانبندی منظم براساس انرژی‌تان، می‌توانید روال مناسبی برای انجام کارها ایجاد کنید که بهره‌وری‌تان را تضمین می‌کند.
6 . زودتر بیدار شوید
اگر زمان بیشتری می‌خواهید زودتر بیدار شوید. در این صورت برای مطالعه، ورزش، پاسخ به ایمیل‌ها، و برنامه‌ریزی صحیح روزانه‌‌تان وقت کافی خواهید داشت.
7 . از دفترچه‌ی زمان استفاده کنید
این دفترچه، روشی ساده است تا بدانید زمان خود را چگونه سپری می‌کنید. اگر نحوه‌ی وقت‌گذرانی خود را به مدت یک یا دو ماه ثبت کنید، خواهید دید که وقت‌تان دقیقا کجا و برای چه موضوعاتی تلف می‌شود و چه چیزهایی می‌تواند بر بهره‌وری‌تان تاثیر بیشتری بگذارد.
8 . از زمان انتظار، استفاده کنید
مثلا وقتی در مطب دکتر منتظر هستید نوبت به شما برسد، می‌توانید کتاب بخوانید، یادداشت‌های روزانه‌ی خود را بنویسید یا هر کار دیگر.
9 . کارهای‌تان را روی کاغذی یادداشت و از ذهن‌تان خارج کنید
اجازه ندهید هر کاری که می‌خواهید انجام دهید ذهن‌تان را مشغول کند. فورا هر چه در سر دارید را روی کاغذ بنویسید. در این صورت ذهن‌تان خالی می‌شود و آن کارها را هم فراموش نخواهید کرد.
10 . به صورت «نیمه‌وقت» فکر کنید
مثلا اگر برای شام مشغول آشپزی هستید، دو برابر وعده شام‌تان غذا درست کنید و نصف آن را در فریزر بگذارید. در این صورت دیگر نیاز نیست روز بعد دوباره برای آماده‌سازی آن وقت بگذارید.
11 . کارهایی را که زمان، انرژی و توجه‌تان را هدر می‌دهند، رها کنید
فعالیت‌های غیرمولد را شناسایی کنید و آنها را در برنامه‌ی زمانبندی خود نگنجانید.
12 . قاطع باشید
تصمیم بگیرید، با تصمیم‌تان زندگی کنید و هرگز از حرکت رو به جلو بازنایستید.
13 . بارکمتری از کارها را بر دوش بکشید
کارهایی را که نمی‌خواهید انجام دهید از لیست‌تان حذف کنید. در این صورت، لیست کارهای‌تان قابل‌کنترل‌تر می‌شود و بار زیادی را بر دوش خود احساس نخواهید کرد.
14 . در مورد تمیزی، زیاد سخت نگیرید
بدیهی است که می‌خواهید خانه و دفتر کارتان تمیز و مرتب باشد. ولی همین که گرد و خاک‌شان را تمیز کنید کافی است. نیازی نیست به‌دنبال لکه‌گیری باشید. در این صورت تا حد زیادی در زمان و انرژی‌تان صرفه‌جویی می‌کنید.
15 . روزهایی را برای نظافت انتخاب کنید
روزهایی را برای نظافت و شستشوی لباس‌ها و ... انتخاب کنید و فقط در آن روزها به این کارها بپردازید. در این صورت وقتی روی مسائل فشرده‌تر و مهم‌تر کار می‌کنید فکرتان مشغول به آن کارها نمی‌شود.
16 . کار خود را به صورت دسته‌ای زمانبندی کنید
کارهای مشابه را با همدیگر دسته‌بندی کنید. مثلا یک روز را فقط به نوشتن، روز دیگر را به جلسات و ... اختصاص دهید.
17 . کارها را ترکیب کنید
اگر با یکی از مشتریان‌تان برای ناهار قرار دارید، کارهایی را که در این مسیر قرار دارند را نیز می‌توانید انجام دهید. در این صورت دیگر نیاز نیست برگردید و دوباره محل کارتان را برای کاری دیگر ترک کنید.
18 . کلیدهای میانبر کیبورد را یاد بگیرید
در این صورت هنگام کار با کامپیوتر در وقت‌تان صرفه‌جویی می‌شود.
19 . ایمیل‌های خود را کوتاه کنید
ایمیل‌های خود را کوتاه و فقط به بیان نکات مهم بسنده کنید.
20 . کارها را واگذاری یا برون‌سپاری کنید
به جای اینکه تمام کارها را خودتان انجام دهید، آنها را به کس دیگری واگذار یا برون‌سپاری کنید. در این صورت می‌توانید روی کارهای مهم‌تر تمرکز کنید.
21 . کارهای تکراری را اتوماتیک کنید
می‌توانید کاری کنید تا کارهای خاصی مثل زمانبندی جلسات و صورت‌حساب‌های تکراری، از طریق نرم‌افزار به‌طور اتوماتیک انجام شوند.
22 . لیست زمانبندی خود را بازبینی و اصلاح کنید
تمام فعالیت‌های‌تان را بازبینی کنید و ببینید کدام یک از آنها به تحقق هدف‌تان کمکی نمی‌کند. به فعالیت‌هایی که دیگر متناسب با زمابندی شما نیستند هم نگاهی داشته باشید. شاید بهتر باشد چنین فعالیت‌هایی را از لیست زمان‌بندی‌تان حذف کنید.
23 . چهار ساعت در روز کار کنید
براساس مطالعات علمی، شما فقط چهار ساعت در روز باید کار کنید. این بدین معنی نیست که بقیه‌ی روز را می‌توانید تفریح کنید. زمان‌هایی در روز که بیشترین بهره‌وری را دارید، باید روی مهم‌ترین کارهای‌تان تمرکز کنید. بقیه‌ی وقت‌تان را به استراحت، تمرین مهارت‌ها و تکمیل کارهایی که کمتر چالش‌برانگیز هستند، اختصاص دهید.
24 . چندوظیفه‌ای بودن را متوقف کنید
چندوظیفه‌ای بودن همیشه موثر نیست. وقتی چند کار را با هم انجام می‌دهید، تکمیل یک کار بیشتر طول می‌کشد. در عوض، در هر لحظه روی یک کار تمرکز کنید.
در ادامه‌ی این مطلب تکنیک‌هایی برای افزایش بهره‌وری فردی را می‌خوانید
مترجم: طاهره منیری شریف (کارشناس ارشد MBA)
برگرفته از سایت entrepreneur.com