ارتباطات راه دور همواره کار آسانی نیست. عصر دیجیتال، نحوه‌ی صحبت کردن ما را تغییر می‌دهد و بر آنچه که می‌شنویم تاثیر می‌گذارد، زیرا نقص در پیام‌هایی که به ما می‌رسد گاه موجب سوء برداشت‌ها و سردرگمی می‌شود. افرادی که مدام با تیم‌های راه دور کار می‌کنند با این چالش‌ها مواجه میشوند. این تغییر مداوم، مستلزم طیف جدیدی از رفتارها و مهارت‌ها است.
چرا تیم‌های دورکار به مهارت‌های جدید همکاری نیاز دارند؟ جای چه چیزی در ایمیل‌ها، تماس‌های کنفرانسی و سایر ارتباطات دیجیتال خالیست؟
زبان بدن!
حتی وقتی که در کنار هم قرار داریم برداشت‌های زیادی می‌توان از لحن یک متن یا رسمیت یک ایمیل داشت، تا جایی که حتی نزدیک‌ترین دوستان ما هم گیج میشوند. این سوء برداشت‌ها اضطرابی ایجاد می‌کنند که هزینه در بر دارد، و بر روحیه افراد، مشارکت شغلی، بهره‌وری و نوآوری تاثیر می‌گذارد.
ارتباطات راه دور می‌توانند سرعت عادی مکالمات ما را کاهش دهند. تاخیر بین پیام‌های ما اغلب می‌تواند واکنش‌های عاطفی را به تعویق انداخته یا پنهان کند. تا به حال چند بار یک ایمیل نوشته‌اید و بلافاصله بعد از ارسال ایمیل، نگران بوده‌‌اید که آن چطور به مقصد خواهد رسید؟ آیا رئیس‌تان ایمیلی را که شب گذشته (دیروقت) به او فرستاده‌اید می‌بیند و آن را به نوعی تجاوز به زمان استراحتش محسوب می‌کند؟ با اینکه ما به این نوع تعاملات غیرهمزمان عادت کرده‌ایم ولی باز هم این تعاملات می‌توانند با قوانین عادی ما برای تعامل اجتماعی مغایرت داشته باشند. اگر پاسخ فوری دریافت نکنیم پریشان شده یا حتی از تیم‌های خودمان ناامید می‌شویم.
تیم‌های دورکار برای اینکه در بالاترین سطح عمل کنند باید روش‌های بهتر و جدیدی برای کار پیدا کنند.
ابتدا فرض کنید که سه نوع فاصله در همکاری راه دور وجود دارد: فیزیکی (مکان و زمان)، عملیاتی (اندازه تیم، پهنای باند و سطوح مهارت) و وابستگی(ارزش‌ها، اعتماد و وابستگی متقابل).
بهترین روش برای پیشبرد عملکرد تیم، تمرکز بر کاهش فاصله وابستگی است. سعی کنید ارتباطاتی را که در بیشترین مسافت قرار دارند با استفاده از تماس‌های ویدیویی منظم (که بهترین وسیله برای ایجاد تفاهم و همدلی در مقایسه با ایمیل‌ها یا تماس‌های صوتی است) برقرار کنید و رویه‌های رسمی برای ساخت مجازی تیم طراحی نمایید. این امر به افراد فرصت می‌دهد به طور منظم با هم درتعامل باشند و مهارت‌های همکاری خود را در عمل تجربه کنند.
وقتی تیم‌های راه دور به خوبی با هم ارتباط برقرار‌کنند و از نقاط قوت خود حداکثر استفاده را نمایند، می‌توانند در واقع به مزیتی بیشتر از مزیت تیم‌های نزدیک به هم دست یابند.
در ادامه تعدادی از بهترین روش‌ها در این رابطه را مطرح می‌کنیم:
ارتباطات مختصر و ارتباطات واضح را با هم ترکیب نکنید:
ما گاهی سعی می‌کنیم موثر باشیم از کلمات کمتری برای برقراری ارتباط استفاده می‌کنیم. ولی این اختصار می‌تواند بدین معنی باشد که بقیه‌ی افراد تیم وقت خود را برای تفسیر پیام‌های شما تلف می‌کنند. تصور نکنید که دیگران علائم و اصطلاحات شما را درک می‌کنند. صرف‌نظر از اینکه از چه رسانه‌ای استفاده می‌کنید سعی کنید بسیار واضح پیام خود را برسانید.
تیم خود را پیام‌باران نکنید:
شما کارها را چگونه پیگیری می‌کنید؟ با ایمیل، پیامک یا تلفن؟ آیا مدام از افراد تیم می‌پرسید پیام قبلی شما را گرفته‌اند یا نه؟ این کار نوعی مزاحمت برای آنها محسوب می‌شود. زیرا خود را به زمان خصوصی آنها تحمیل می‌کنید. استفاده از همه‌ی رسانه‌ها برای ارسال یک پیام یکسان ناکارآمد و آزاردهنده است. به طور منطقی از راه‌های دیجیتال استفاده نمایید.
هنجارهای ارتباطی ایجاد کنید:
تیم‌های راه دور باید هنجارهای جدیدی ایجاد نمایند که موجب ایجاد وضوح در ارتباطات گردند. شرکت‌هایی مثل Merck یک اسم مخفف برای ارتباطات دیجیتال خود ایجاد کرده‌اند که قابلیت پیش‌بینی و قطعیت را برای مکالمات مجازی به همراه دارد.
تیم‌های فردی نیز می‌توانند هنجارهای خودشان را ایجاد کنند(مثلا استفاده یا عدم استفاده از Google Docs ، گروه‌های واتساپ و غیره). هنجارها در سطح فردی هم می‌توانند وجود داشته باشند، مثل زمان پاسخ ترجیحی افراد و سبک نگارش. به عنوان مثال برخی افراد پیام‌های کوتاه و سریع را ترجیح می‌دهند، در حالی که دیگران به پاسخ‌های مفصل و طولانی علاقه دارند. ترجیح و تحمل افراد برای شوخی و غیر رسمی بودن نیز با هم فرق دارد.
درحالی که ما اغلب تمایل داریم قابلیت پیش‌بینی انسان را یک نقص در نظر بگیریم، ولی در محل کار این ویژگی بیشتر مورد توجه قرار دارند، به خصوص در همکاریهای مجازی. رفتارهای هر یک از ما منحصر به خودمان است ولی رفتارهای دائمی ما به دیگران کمک می‌کنند که پیش‌بینی کنند ما چه کاری انجام می‌دهیم و به آنها کمک می‌کنند ما را درک کنند.
شما با ایجاد یک شیوه‌ی رفتاری واضح و تعهد دائم به آن، می‌توانید این پیش‌بینی و درک را برای دیگران راحت‌تر کنید.
از اینکه کارمند دورکار هستید، احساس گناه می کنید؟
فرصت‌های پنهان در ارتباطات مکتوب را ببینید:
قرار گرفتن در پشت یک صفحه، می‌تواند فرصت‌هایی را برای اعضای خاص تیم فراهم، و فضایی را برای کسانی که تمایل کمتری به صحبت در گروه‌ها دارند ایجاد کند. ارتباطات متنی اهمیت کمتری از نظر مهارت‌های بین‌فردی و ظهور فیزیکی دارند و شیوه‌ی موثری برای به اشتراک‌گذاری قدرت و تصمیم‌گیری می‌باشند.
تحقیقات نشان می‌دهند که افراد درونگرا در تعاملات آنلاین راحت‌تر می‌توانند احساسات خود را بروز دهند (در مقایسه با تعاملات آفلاین). با این حال شما باید مراقب تعصب ناخودآگاه مجازی باشید، زیرا انتخاب کلمه، گرامر و نقطه‌گذاری، ممکن است بیانگر نگرش‌های مغرضانه در مورد گروه‌های خاص باشد.
در ارتباطات راه دور با اینکه زبان بدن وجود ندارد ولی فرا ارتباط و نشت مجازی در محیط‌های دیجیتال رخ می‌دهد، مثلا استفاده از علامت تعجب یا تصویر ایموجی منفی بعد از اشاره به جنسیت، ملیت، یا مذهب فرد، به اندازه‌ی علامت عدم‌پذیرش یک چهره‌ی منزجرکننده، قدرتمند است.
فضایی برای جشن ایجاد کنید:
ایجاد فضاهای مجازی و آئین‌هایی برای جشن‌ها و اجتماعی‌سازی، می‌تواند موجب تقویت روابط شود و همکاریهای آینده را پایه‌گذاری نماید. روش‌هایی را برای کاهش فاصله‌ی وابستگی پیدا کنید. یک شرکت با ایجاد یک ایموجی شخصی برای هر کارمندی که شش ماه آنجا بوده است برای استعدادهای جدید جشن گرفت. شما می‌توانید روش منحصر به فرد خود را برای ایجاد فضاهای تیمی برای ارتباطات اجتماعی بیابید.
هر چه تعاملات ما بیشتر و بیشتر به صورت دیجیتال انچام شود، شکل‌های جدید سوء ارتباطات و سوء برداشت را تجربه خواهیم کرد. راه حل این مشکل در تکنولوژی‌های جدید نخواهد بود (هرچند بدون شک توسعه‌دهندگان به تلاش خود برای پرکردن این شکاف ادامه خواهند داد). در عوض، راه‌حل در درک قوانین جدید مشارکت شغلی و ایجاد مجموعه مهارت‌های ارتباطی است که منعکس‌کننده‌ی تقاضاهای عصر دیجیتالی ما باشد.
برگرفته از سایت hbr.org
مترجم: طاهره منیری شریف (کارشناس ارشد MBA)