گاهی‌اوقات وقتی در جلسات حاضر می‌شوم، به خصوص در جلساتی که به نظر می‌رسد افراد تمایلی به مشارکت فعال در آن ندارند، هزینه‌ی زمانی کارکنان را محاسبه می‌کنم. طبق برآورد من برگزاری یک جلسه‌ی هفتگی در دفتر کارم با حضور ۵۰ نفر از کارکنان دور یک میز که گاهی بی‌حوصله و مضطرب به نظر می‌رسند، سالیانه 177 هزار دلار هزینه در بردارد و قطعا این سناریو بارها وبارها در سایر بخش‌های سازمان تکرار می‌شود. در این صورت زمان و انرژی افراد تحلیل می‌رود و در نهایت بسیاری از جلسات به فرصتهای از دست رفته تبدیل می‌شوند.
آیا شما هم چنین جلساتی را تجربه کردید؟
آمار و برآوردهایی درمورد جلسات سازمان‌ها وجود دارد که توجه به آنها خالی از فایده نیست:
سازمان‌ها بیش از 3 بیلیون جلسه هر سال برگزار می‌کنند.
مدیران اجرایی 40 تا 50 درصد از ساعات کاری خود را صرف جلسات می‌کنند.
90 درصد از شرکت‌کنندگان در جلسه، اعتراف کردند که در جلسات به رویاپردازی مشغولند.
73 درصد اذعان کردند که در طول جلسات به کار دیگری می‌پردازند.
25 درصد از جلسات صرف بحث در مورد مسائل نامربوط می‌شود.
جلسات کاری اثربخش می‌توانند برای پیشرفت تیم یا سازمان امری کلیدی محسوب شود. اما چطور می‌توانید مطمئن شوید جلساتی که شما میزبانش هستید، مولد هستند؛ نه مخرب؟
با استفاده از تفکر طراحی می‌توانید این اطمینان را حاصل نمایید. کافی است «افراد» را در مرکز توجه قرار دهید:
دستور کار و تخصص خود را کنار بگذارید. به این فکر کنید که چه کسی تحت‌تاثیر جلسات شما خواهد بود و با پرسیدن سه سوال زیر با آنها همدلی کنید:
1 . چه کسی می‌خواهد در اتاق جلسه باشد و نیازهایش چیست؟
2 . چه کسی نمی‌خواهد در اتاق جلسه باشد ولی نتایج جلسه روی او تاثیرگذارخواهد بود و نیازهایش چیست؟
3 . شما در چه محیط و فرهنگ وسیع‌تری فعالیت می‌کنید و برخی از چالش‌ها و فرصتهای اصلی شما چه هستند؟
به دنبال افرادی باشید که در جلسات حضور خواهند یافت یا روی آن تاثیرگذار خواهند بود و سپس با آنها صحبت کنید. حتی اگر با همان گروه افراد جلسات منظمی دارید نام‌نویسی مختصر این افراد موجب ایجاد اعتماد می‌شود، مشکلات پنهان را نمایان می‌سازد و تضمین می‌کند که مشارکت‌کنندگان احساس کنند روی آنها بیشتر سرمایه‌گذاری شده است.
سپس قالبی برای جلسه تنظیم کنید. وقتی با دقت گوش داده و مشاهده کردید خواهید خواست یک هدف کلی برای جلسه پیشنهاد دهید و نتایج روشنی که در رابطه با رسیدن به آن هدف می‌باشد را بیان کنید. پیشنهاد می‌کنیم از خودتان بپرسید: اگر این جلسه بسیار موفقیت آمیز باشد، افراد چه حسی خواهند داشت، چه چیزی خواهند دانست و در نتیجه چه کار خواهند کرد؟
این نتایج مطلوب را در دستور کار خود قرار دهید، به طوری که مشارکت‌کنندگان بدانند چرا در جلسات حضور می‌یابند و ارزیابی کنند که آیا زمانی که صرف کرده‌اند مولد بوده است یا خیر.
بنا به تجربه‌ی ما، افراد به ندرت برای انجام این کارها وقت کافی می‌گذارند. جلسات معمولا بدون داشتن یک هدف خاص در ذهن، در دستور کار قرار داده می‌شوند. حتی جلسات کوتاه هم باید یک هدف روشن داشته باشند و به طور صریح نتایج مطلوب بیان گردند. در این صورت افراد نسبت به وظیفه‌ی خود متعهد می‌شوند و می‌فهمند که وقت‌شان به خوبی سپری شده است.
گام بعدی، طراحی خلاقانه‌ی جلسه است.
وقتی میدانید کدام سوال اصلی را بررسی کنید و میدانید موفقیت‌تان چگونه خواهد بود، باید دستور کار خود را ایجاد کنید. افراد تمایل دارند دستور کار را در لحظات آخر و در دقیقه‌ی نود جمع‌بندی کنند.
بیایید طراحی و اجرای جلسات را با برنامه‌ی مسیریابی Waze مقایسه می‌کنیم:
سریع‌ترین، ایمن‌ترین، موثرترین مسیر برای رسیدن به مقصدتان کدام است؟
اولین گام این است که بدانید باید به کجا بروید(به کوه؟ به شهر؟ به ساحل؟ ... ).
دومین گام در مورد شناسایی مقصد موردنظر شما بود (مکان و آدرس دقیق شما).
سومین گام، در مورد مسیر است. آیا باید به سریع‌ترین شیوه‌ی ممکن به آنجا برسید؟ آیا نیاز است از مسیر فرعی استفاده کنید؟ و ... . اینجا مرحله‌ای است که افراد را تشویق می‌کنیم بازیگوش باشند، واقعیت را کمی به تعویق بیندازند و ایده‌های اولیه‌ی خود را پشت سر بگذارند.
به نظرتان اگر جلسات خود را مقداری سرگرم‌کننده برگزار کنید چطور می‌شود؟ مثلا آغاز و پایان جلسه‌تان غیرمنتظره باشد، از فیلم، تصویر، شعر یا موزیک استفاده کنید تا ایده‌ها در ذهن افراد جرقه بزنند. فرصتی برای پرسنل ایجاد کنید که با هم ارتباط برقرار کنند. شاید این کارها بیهوده به نظر برسند ولی در واقع بسیار مهم هستند. جلسات، صرفا فرصت‌هایی برای انجام کارها نیستند، بلکه موجب تقویت فرهنگ تیمی مثبت نیز می‌شوند.
در نهایت برنامه‌ی خود را تست کنید.
در مورد جلسه، این برنامه می‌تواند یک پیش‌نویس دستور کار باشد که در اختیار مشارکت‌کنندگان قرار می‌گیرد. پاسخ‌های آنها به شما کمک خواهد کرد همدلی بیشتری از جانب آنها به دست آورید، سوالات جدیدی طراحی نمایید، خلاقیت بیشتری در طراحی جلسه‌ی خود به کار بگیرید، و پتانسیل خود را برای موفقیت در گردهمایی‌های واقعی افزایش دهید.
افرادی که این فرایند طراحی را در جلسات خود به کار گرفته‌اند می‌گویند این فرایند تاثیر زیادی بر کارآمدی آن گردهمایی‌ها و نگرش افراد سازمان در مورد آن جلسات داشته است. هر مرحله مزایای خود را دارد.
حضور فعال در جلسه، باعث می‌شود افراد احساس کنند حرف‌شان به گوش شما می‌رسد، قالب‌بندی، رهبران جلسه را مطمئن می‌سازد که اهداف روشنی برای هر جلسه وجود دارد. تجسم، به خلاقیت و آزمایش بیشتر در طراحی جلسه منجر می‌شود. در نهایت نمونه‌سازی و گرفتن بازخورد در مورد طرح از چند نفر، باعث می‌شود آنها احساس ارزشمند بودن و مسئولیت‌پذیری بیشتری در جلسات داشته باشند.
با تمرین می‌توانید یاد بگیرید در زمان کمتری این چرخه را به پایان برسانید و متوجه خواهید شد که یک سرمایه‌گذاری کوچک در کوتاه‌مدت، موجب صرفه‌جویی زمانی قابل توجه در بلند‌مدت خواهد شد.
در نهایت با انجام این کارها جلسات کمتر ولی مولدتر و کاراتری خواهید داشت.
نویسندگان: Maya Bernstein و Rae Ringel
مترجم: طاهره منیری شریف (کارشناس ارشد MBA)
برگرفته از سایت hbr.org