این روزها تیم های مجازی (تیم‌هایی متشکل از افرادی که در مکان‌های فیزیکی متفاوت قرار دارند) در حال افزایش هستند. با افزایش جغرافیایی شرکت‌ها و رایج‌تر شدن ارتباطات راه دور گروه‌های کاری اغلب به دفاتر راه دور، محل کارهای مشترک، خانه‌های شخصی و اتاق‌های هتل کشیده می‌شوند.
جذابیت تشکیل تیم‌های مجازی بسیار واضح است. کارمندان می‌توانند به طور انعطاف‌پذیرتری زندگی شخصی و کاری خود را مدیریت نمایند و این فرصت را دارند که با همکاران خود در سراسر جهان تعامل داشته باشند. شرکت‌ها می‌توانند از بهترین و کم‌هزینه‌ترین استعدادهای جهانی بهره ببرند و هزینه‌های املاک و مستغلات خود را به طور قابل‌توجهی کاهش دهند.
ولی درک صحیح از تیم‌های مجازی دشوار است. تحقیقات نشان داده است که اکثر افراد فکر می‌کنند ارتباطات مجازی بهره‌وری کمتری نسبت به تعامل چهره به چهره دارد و اقرار می‌کنند که در استفاده از تکنولوژی احساس سردرگمی و دست‌پاچگی دارند.
ولی با این حال باز هم خبرهای خوبی وجود دارد. طی تحقیقی که از تیم‌های نرم‌افزاری به عمل آمد، مشخص شد که تیم‌های پراکنده‌‌ای که مدیریت خوبی دارند، می‌توانند واقعا بهتر از آنهایی که فضای کاری مشترک دارند عمل نمایند. به طور مشابه، مشخص شد که استفاده از تیم‌ها مجازی می‌تواند بهره‌وری کارمندان را بهبود ببخشد و برخی سازمان‌ها به سود بالای 43 درصد دست یافته‌اند.
حال شما چگونه یک تیم مجازی اثربخش را ایجاد و هدایت می‌کنید؟
چهار مورد ضروری در این زمینه باید وجود داشته باشد: تیم مناسب، رهبری مناسب، touchpoint (شیوه تعامل برند و مشتری) مناسب و تکنولوژی مناسب. مدیران با استفاده از روش‌های پربازده ساده برای هر یک از موارد فوق می‌توانند بهره‌وری تیم‌هایی را که باید به طور مجازی هدایت نمایند، به حداکثر برسانند.
1.تیم مناسب:
تشکیل تیم باید نقطه‌ی شروع شما باشد. شما بدون استخدام افراد مناسب برای کار تیمی مجازی، و قرار دادن آنها در گروه‌هایی با اندازه مناسب، و تقسیم مناسب نیروی کار، به جایی نخواهید رسید.
افراد:
بازیگران یک تیم مجازی موفق، همگی در چند چیز مشترک هستند: داشتن مهارت‌های ارتباطی خوب، هوش هیجانی بالا، و توانایی کار به صورت مستقل، و بازیابی تیم هنگام مواجهه با اشتباهاتی که به ناچار پیش می‌آیند. آگاهی از سایر فرهنگ‌ها و حساسیت نسبت به آنها نیز در گروه‌های جهانی اهمیت دارد.
رهبران هنگام تشکیل یک تیم باید مصاحبه‌های رفتاری و تست‌های شخصیتی را انجام دهند تا تمام ویژگی‌های افراد را مورد بررسی قرار دهند. اگر تیمی را به شما واگذار کردند از همان ابزارهای خودشان برای ارزیابی افراد و نقاط‌ضعف شان استفاده کنید، سپس مهارت‌هایی را که ندارند به آنها آموزش دهید و تشویق شان کنید مربی یکدیگر باشند و برای کسانی که پیشرفتی ندارند مجددا وظایفی در نظر بگیرید.
اندازه:
تیم‌ها گاهی اوقات بزرگ و بزرگ‌تر شده و حتی گاهی برای پروژه‌های پیچیده بیش از 100 نفر عضو دارند. ولی ما از شرکت‌های چندملتی بزرگ و استارتاپ‌های کوچک یاد گرفتیم که کارآمدترین تیم‌های مجازی، کوچک‌ترین آنها هستند (کمتر از 10 نفر). وقتی اعضای تیم احساس مسئولیت کمتری در مورد خروجی کار داشته باشند تلاش شان کاهش می‌یابد. بنابراین برای بهینه‌سازی عملکرد گروه خود، سعی کنید تعداد افراد گروه تان خیلی زیاد نباشد.
نقش‌ها:
وقتی پروژه‌ها به تلاش افراد متعدد از بخش‌های مختلف نیاز دارند، توصیه‌ی ما استفاده از تیم‌های فرعی مناسب است. مثلا گروه عملیاتی، تصمیمات مربوط به کارهای روزانه را اتخاذ کرده و هدایت می‌نماید ولی از عهده‌ی مسائل بزرگ‌تر برنمی‌آید.
2.رهبری مناسب:
بهترین عامل موفقیت مدیران تیم‌های پراکنده این است که آن کار را قبلا تجربه کرده باشند. حتی افراد مبتدی هم با تمرین برخی رفتارهای کلیدی موردنیاز برای تیم‌های مجازی(که در عین حال در محیط‌های چهره به چهره هم مهم می‌باشند)، می‌توانند عملکرد خود را بهتر نمایند. برخی از این رفتارهای کلیدی را در ادامه می‌خوانید:
تقویت اعتماد:
اعتماد، با احترام و همدلی آغاز می‌گردد. بنابراین در اوایل باید اعضای تیم را تشویق کنند تا پیش‌زمینه‌های خود را توصیف نموده و بگویند چه ارزشی را می‌خواهند به گروه بیافزایند و کدام شیوه‌ی کاری را ترجیح می‌دهند.
روش دیگر این است که از افراد جدید بخواهیم یک ویدیو از محل کار خود بفرستند. در این صورت افراد تیم وقتی می‌خواهند در آینده با همدیگر از طریق ایمیل، تلفن یا پیام متنی ارتباط راه دور داشته باشند می‌توانند یک ذهنیت از همدیگر داشته باشند. این هم یادتان باشد که ایجاد رابطه باید یک فرایند مداوم باشد.
کارمندانی که در یک دفتر کنار هم کار می‌کنند معمولا در مورد زندگی خود با هم حرف می‌زنند، ولی هم‌تیمی‌های مجازی به ندرت این کار را انجام می‌دهند. در پنج دقیقه‌ی ابتدای کنفرانس‌های تلفنی خود، سعی کنید از هرکس بخواهید برخی از موفقیت‌های شخصی یا حرفه‌ای خود را برای دیگران تعریف کند. این شاید آسان‌ترین راه برای غلبه بر انزوا در ارتباطات مجازی باشد.
تشویق به گفتگوی آزاد:
اگر قبلا اعتماد را در گروه ایجاد کرده باشید هر کسی در گروه می‌تواند گفتگوی آزاد انجام دهد. رهبران گروه‌های پراکنده، باید کاری کنند تا افراد با یکدیگر صریح و شفاف صحبت نمایند.
یک روش برای انجام این کار، مدلسازی «انتقاد دلسوزانه» است. هنگام ارائه‌ی بازخورد منفی، از چنین عباراتی استفاده کنید: «من می‌توانم پیشنهاد بدهم ... » و «در این مورد فکر کنید ... ». هنگام دریافت چنین بازخوردهایی، از فردی که این بازخورد را داده تشکر کنید و آن را تایید نمایید.
یک تاکتیک برای کنفرانس‌های تلفنی این است که یک عضو تیم را به عنوان وکیل رسمی انتخاب کنید تا صریح و بی‌پرده سخن بگوید (وقتی مطلبی ناگفته باقی مانده است آن را بیان نماید و در مورد انتقادهای غیرسازنده هشدار دهد). گاهی‌اوقات هم باید افرادی را برای بهبود همکاری و ارتباطات تیم مشخص نمایید.
توضیح دادن اهداف و دستورالعمل‌ها:
اساتید مدیریت، بر اهمیت ایجاد یک بینش یا هدف مشترک و در عین حال قالب‌بندی کار بر حسب بلندپروازی‌ها و نیازهای فردی اعضای تیم، تاکید می‌کنند. به همه توضیح دهید که چرا دور هم جمع می‌شوید و چه منافعی حاصل خواهد شد و بعدها مجددا همین پیام را تکرار کنید. دستورالعمل‌های خاص برای تعامل تیم نیز به همین اندازه ضروری است. قوانین، عدم اطمینان را کاهش داده و اعتماد را در گروه‌های اجتماعی افزایش می‌دهند و در نتیجه موجب بهبود بهره‌وری می‌گردند.
در مورد اینکه اعضای تیم تا چه حد سریع باید به سوالات و درخواست‌های یکدیگر پاسخ دهند توافق کنید و اگر کسی سرعت عمل کندی دارد مراحل را برای او بازگو نمایید. اگر در مورد جزئیات پروژه یک کنفرانس تلفنی دارید بعدا با یک ایمیل پیگیر باشید تا سوءتفاهم‌ها به حداقل برسند.
این را هم روشن کنید که انجام چند کار دیگر در هنگام تماس تلفنی، اصلا کار درستی نیست. 82 درصد از افراد اعتراف می‌کنند که در طول تماس‌های تلفنی تیمی، کارهای دیگری (مثل وب‌گردی و حمام و ... ) را هم انجام می‌دهند. ولی همکاری مجازی مستلزم این است که افراد حضور و درگیری ذهنی نیز داشته باشند.
قسمت دوم این مطلب را اینجا بخوانید
مترجم: طاهره منیری شریف (کارشناس ارشد MBA)
برگرفته از سایت hbr.org