جذابیت تشکیل تیم‌های مجازی بسیار واضح است. کارمندان می‌توانند به طور انعطاف‌پذیرتری زندگی شخصی و کاری خود را مدیریت نمایند و این فرصت را دارند که با همکاران خود در سراسر جهان تعامل داشته باشند. شرکت‌ها می‌توانند از بهترین و کم‌هزینه‌ترین استعدادهای جهانی بهره ببرند و هزینه‌های املاک و مستغلات خود را به طور قابل‌توجهی کاهش دهند.
برای رهبری اثربخش یک تیم مجازی لازم است چهار مورد ضروری در این زمینه را در نظر بگیریم:
تیم مناسب، رهبری مناسب، تعامل مناسب برند و مشتری و تکنولوژی مناسب. در قسمت اول این مطلب به تیم و رهبری مناسب اشاره کردیم در ادامه موارد بعدی را بررسی می کنیم:
3.شیوه مناسب برای تعامل برند و مشتری:
تیم‌های مجازی باید در زمان‌های خاصی به صورت حضوری گرد هم جمع شوند. این زمان‌های خاص عبارتند از:
اولین جلسه برای شروع کار:
اولین جلسه (در صورت امکان چهره به چهره و در غیر اینصورت با استفاده از ویدیو) تاثیر بسیار زیادی در معرفی هم‌تیمی‌ها، تعیین انتظارات برای جلب اعتماد و میزان صراحت و تصریح دستورالعمل‌های رفتاری و اهداف تیم دارد. تماس چشمی و زبان بدن، افراد را تحریک می‌کند ارتباطات شخصی خود را گسترش داده و سریع‌تر به هم اعتماد کنند.
این امر باعث می‌شود اعضا راحت‌تر بتوانند با هم کار کنند. در این زمان می‌توانید پویایی تیم را ارزیابی کرده و شکاف‌های خاص را پر کنید، مثلا با دادن یک کار ساده به دو همکار متفاوت، به آنها کمک می‌کنید با همدیگر به یک موفقیت کوچک دست یابند.
آنبوردینگ:
اغلب اوقات افراد جدید با طرح‌هایی مثل یک ایمیل کوتاه یا اسنادی که تازه‌واردها باید مطالعه نمایند به تیم مجازی وارد می‌شوند یا توسط یک کنفرانس تلفنی به بقیه‌ی تیم معرفی می‌گردند. از آنها به خوبی استقبال کنید و اجازه دهید با شما یا افرادی که برای موفقیت شان اهمیت دارند ملاقاتی داشته باشند.
آنها را تشویق کنید که با بقیه‌ی افراد تیم ویدیو کنفرانس برقرار نمایند. توصیه‌ی ما هم این است که افراد تازه وارد را تحت اختیار یک مربی قرار دهید که بتواند به سرعت و در عین حال به طور شخصی به سوالات شان پاسخ دهد (مانند یک همکار صمیمی که دفتر کارش نزدیک به آنها باشد).
مایلستون‌ها:
رهبران تیم مجازی باید به طور مداوم اعضا را ترغیب کنند تا بهترین کار خود را ارائه دهند، ولی آپدیت‌های ایمیل و کنفرانس‌های تلفنی هفتگی برای این کار کافی نیستند. در صورت نبود نشانه‌های بصری و زبان بدن، معمولا سوء برداشت پیش می‌آید (به خصوص در تیم‌های بزرگ‌تر).
اعضای تیم احساس می‌کنند ارتباطشان قطع شده و آن طور که باید درگیر کار نیستند و در نتیجه مشارکت‌شان در پروژه کاهش می‌یابد. بنابراین افراد را دور هم جمع کنید و به خاطر رسیدن به اهداف کوتاه‌مدت یا برای برطرف کردن مشکلات سخت، جشن بگیرید.
4.تکنولوژی مناسب:
حتی تیم‌های مجازی برتر که با استعدادترین اعضا و بهترین رهبری را در اختیار دارند ممکن است به خاطر تکنولوژی ضعیف با شکست مواجه شوند. توصیه‌ی ما این است از پلتفرم‌هایی استفاده کنید که تمام انواع ارتباطات را ادغام کنند و شامل این مولفه‌های کلیدی باشند:
کنفرانس تلفنی:
به دنبال سیستم‌هایی باشید که به کدهای دسترسی نیاز ندارند (مفید برای آن دسته از اعضای تیم که در حال رانندگی هستند) و به طور اتوماتیک یا تنها با یک کلیک ضبط می‌کنند. بهترین سیستم‌ها، حتی بر زمانی که هر فرد به صحبت و گوش دادن اختصاص می‌دهد نیز نظارت می‌نمایند. ویدیو کنفرانس گروهی و یک به یک را نیز مدنظر قرار دهید زیرا نشانه‌های بصری، به ایجاد همدلی و اعتماد کمک می‌کنند.
تماس مستقیم و پیام متنی:
تماس‌های مستقیم با پشتیبانی از مکالمه بلادرنگ بین دو فرد راه دور، یکی از ساده‌ترین و قدرتمندترین ابزارها محسوب می‌شوند. پیام متنی نیز روش بسیار موثری برای حفظ روابط شخصی است.
بیشتر بخوانید: ابزارهای مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری در سازمان‌های کارآفرین
انجمن‌های گفتگو یا اتاق‌های تیم مجازی:
نرم‌افزارهای مختلفی(از Microsoft SharePoint گرفته تا Moot) وجود دارند که اعضای تیم را قادر می‌سازند مسائل را به کل گروه نمایش دهند تا همکاران بتوانند در مورد آنها مطالعه کرده یا اظهارنظر نمایند. تمام تعامل‌ها مستندسازی شده و در نتیجه به یک پایگاه قابل‌جستجو تبدیل می‌گردد.
وقتی در پلتفرم‌های مشارکت، تمام عناصر فوق با هم ترکیب بشوند آن پلتفرم‌ها به مرکز فعالیت‌های تیمی تبدیل می‌گردند و استفاده از آنها کارایی بیشتری را به همراه دارد و هیچ کار غیرضروری یا اضافه در آنها وجود ندارد.
اولین تیم‌های مجازی بدین منظور تشکیل شدند که نوآوری را در بین متخصصین برتر سراسر جهان(که زمانی برای سفر نداشتند) تسهیل نمایند. امروزه تیم‌هایی که کارمندان آنها از نظر جغرافیایی پراکنده هستند اغلب فقط یک ضرورت برای انجام کسب و کار محسوب می‌شوند.
هرچند شرکت‌ها با استفاده از روش‌هایی که گفته شد می‌توانند بهره‌وری چنین گروه‌هایی را (حتی فراتر از تیم‌هایی که فضای دفتر کار را به اشتراک می‌گذارند) افزایش دهند.
مترجم: طاهره منیری شریف (کارشناس ارشد MBA)
برگرفته از سایت hbr.org