چگونه در سازمان نيروی کار چابک ايجاد کنيم؟

در طی 20 سال گذشته، کارخانه ها به تدریج از فرایندهای تولید با تنوع کم و حجم زیاد، به روش های تولید با حجم کم و تنوع زیاد روی آورده اند.

برای سازگاری با این تغییر، کارآفرینان از کارمندان خود خواسته اند که مهارت های متعددی را بیاموزند و چند مهارتی شوند. چراکه ایجاد نیروی کار چابک به مشاغل اجازه می دهد تا به سرعت فرایند تولیدشان را ارتقا دهند و به نیازهای متغیر مشتریان شان پاسخ دهند.

چرخ تولید کارگاه ها و کارخانه ها سالیان بسیاری است که به گردش درآمده اما اخیرا ویروس کرونا چالش های زیادی را برای آنها به همراه داشته است، به طوری که کسب و کارها مجبور به بازنگری فرایندها و عملکرد عملیاتی خود شده اند و اکنون سرعت عمل آنها بیش از پیش حایز اهمیت است. بسیاری از شرکت ها حین مواجهه با چالش های متداول کاری، مجبور به تعدیل نیرو شده یا به دلیل عدم وجود کارگران ماهر دچار معضل کمبود نیرو شده اند.

از سوی دیگر زنجیره ی تامین غیر قابل پیش بینی و سفارشات متغیر مشتری باعث شده تا ارزش کارگران چندمهارتی چند برابر شود، چراکه این افراد به دلیل داشتن انعطاف پذیری بیشتر می توانند خود را با نیازهای متغیر کسب و کار تطبیق دهند.

یکی از متخصصان حوزه منابع انسانی برای کمک به کارآفرینان در جهت توسعه ی نیروی کار چابک در کسب و کار، سه نکته را یادآوری می کند:

1- چابکی را به عنوان بخش مهمی از فرهنگ کسب و کار خود شناخته و آن را ارتقا دهید.

اگر کارمندان چند مهارتی شوند، باید تلاش آن ها برای کسب مهارت جدید مورد توجه قرار گیرد. به عنوان مثال می توان برای کارمندانی که در مهارت ها یا جایگاه های شغلی جدید، مهارت کسب می کنند، حقوق و دستمزد بیشتری در نظر گزفت.

به گفته ی این متخصص «می بایست بهره وری، رفتار و تطبیق پذیری کارکنان مورد توجه قرار گیرد. اگر اهداف روشن و پاداش نداشته باشید، کارکنان شما انگیزه ی یادگیری کارهای جدید را نخواهند داشت.»

هم چنین باید از کارمندان درخواست شوند تا بین حوزه های مختلف کار جابه جا شوند تا مهارت های خود را در کارهای مختلف توسعه دهند. زمانی مفید بودن این کار روشن می شود که در فرایند توسعه تولید با تنگناها و موانع غیر قابل پیش بینی مواجه شوید. برای مثال یکی از کارمندان کلیدی و متخصص شما به دلیل بیماری نتواند در محل کار و جایگاه شغلیش حاضر شود.

ارایه پاداش به کارمندان چند مهارتی باعث می شود تا کارهای تکراری کمتری انجام شود و کارمندان انگیزه ی بیشتری پیدا کنند، هم چنین فضای بیشتری برای ارائه ی خلاقیت کارکنان فراهم گردد.

به گفته ی این متخصص: «باید عطش یادگیری و تقسیم وظایف جدید را در آن ها تقویت کنیم و آن ها را مجهز کنیم تا در شغل خود موفق شوند.» 

2-  ماتریس مهارت ایجاد کنید.

ماتریس مهارت، مهارت های مورد نیاز برای یک تیم یا پروژه را ترسیم می کند. این ماتریس به شما کمک می کند تا تجسم کنید که چه کسی چه مهارتی دارد و چه مهارت هایی در تیم شما نادیده گرفته شده است.

ایجاد ماتریس شایستگی به شما فرصتی برای تعیین مهارت های مورد نیاز برای یک تیم خاص و ارزیابی مهارت های هر یک از اعضای تیم را می دهد.

مثلا با نگاهی به ماتریس بالا، می توانید مشاهده کنید که تیم مورد نظرتان به در مهارتهای ماشین کاری و جوشکاری نیاز به آموزش بیشتری دارد. از سوی دیگر اعضای تیم در مهارت مته کاری و ماشین سنگزنی وضعیت بهتری دارند. در واقع ماتریس مهارت کاتالیزور خوبی برای ایجاد یک تیم متنوع است.

3. از دستورالعمل های الکترونیکی کار استفاده کنید:

کارگران به طور سنتی فهرست های چاپی دستورالعمل های گام به گام را دنبال می کنند، اما این فهرست ها اغلب دست و پا گیر بوده و به روز نگه داشتن آن ها نیز دشوار است. نرم افزار دستورالعمل های الکترونیکی کار، شامل ابزارهای بصری به صورت فیلم، تصویر و حتی نرم افزار تجسم و شبیه سازی سه بعدی است تا یادگیری را تعاملی و دلپذیر کند.

دستورالعمل های الکترونیکی کار، به کاربران خود اجازه می دهد تا انیمیشن های واقعی از هر مرحله را مشاهده کرده، چندین سناریو را تمرین کنند و حتی گاهی اوقات مواردی را در زمان انجام آن، بهبود بخشند.

دستورالعمل های الکترونیکی کار، تسهیل کننده ی انتشار روش های صحیح انجام کار هستند. این کار آسان تر و سریعتر است، زیرا فقط از متن و تصاویر تشکیل نشده بلکه شامل ویدیو نیز می شود. در حقیقت ما به اپراتورها توصیه می کنیم که فیلم های کوتاه خود را بسازند تا به سرعت روش های جدید کار را به دیگران آموزش دهند.

بیشتر بخوانید: از زبان مدیران موفق: 9 توصیه کاربردی برای افزایش بهره وری

از کمک خواستن نترسید!

کارآفرینان و تیم عملیاتی آن ها نباید از اینکه درخواست کمک کنند، ترسی داشته باشند.

افرادی که در بخش عملیات هستند، بعضی اوقات تمایل دارند که فقط روی همان بخش تمرکز کنند، اما در شرایط فعلی کرونا، باید اقدامات جدیدی را دنبال کنید، درک کنید که بخش صنعتی در حال تکامل است و برای درک این تغییرات باید با دید کلان تری به موضوع نگاه کنید. پذیرش این امر ممکن است کمی زمان بر باشد. شما مجبور نیستید که تمام کارها را خودتان انجام دهید. اگر احساس می کنید که تخصص کافی ندارید یا وقت انجام این تغییرات را ندارید، می توانید از متخصصین خارج از سازمان تان مشاوره دریافت کنید.

مترجم: عاطفه جولانی (کارشناس ارشد)

برگرفته از سایت:  www.bdc.ca