برای اینکه حداکثر استفاده را از وقت‌تان ببرید، سعی کنید با استفاده از تکنیک‌های زیر سیستم بهره‌وری فردی را برای خودتان پیاده‌سازی کنید:
۱ . تکنیک «پومودورو»:
در این تکنیک، بعد از 25 دقیقه کار متمرکز، با استفاده از یک تایمر 5 دقیقه استراحت کنید.
۲ . روش «زنجیره‌ی عادت ساینفیلد»:
در این روش یک تقویم دیواری تهیه کنید. هر روزی که به هدف خود رسیدید روی آن روز در تقویم یک علامت ضربدر بزنید. بعد از چند روز انجام این کار، زنجیره‌ای از ضربدرها فراهم می‌شود و اگر هر روز سعی کنید به هدف خود برسید و این علامت را بزنید، زنجیره‌ی شما طولانی‌تر خواهد شد. تنها کار شما این خواهد بود که این زنجیره را نشکنید.
۳ . «قانون دو دقیقه‌ای» دیوید آلن:
طبق این قانون اگر تکمیل یک کار کمتر از دو دقیقه طول می‌کشد آن را همین الان انجام دهید.
۴ . روز خود را به بازه‌های پنج دقیقه‌ای تقسیم کنید:
با انجام این کار مولد باقی می‌مانید، زیرا در مسیر درست قرار می‌گیرید و وقت‌تان تلف نمی‌شود.
۵ . روش«Must، Should، Want»:
هر روز خود را با پاسخ به این سه سوال آغاز کنید: امروز چه کاری باید انجام دهید تا بیشترین تاثیر را داشته باشید؟ چه کاری باید انجام دهید تا آینده‌ی بهتری بسازید؟ چه کاری می‌خواهید انجام دهید تا بتوانید به‌طور کامل‌تری از امروز و زندگی‌تان لذت ببرید؟ در این صورت روز خود را به درستی آغاز می‌کنید و شادی و بهره‌وری شما افزایش خواهد یافت.
۶ . ماتریس «آیزنهاور»:
با استفاده از ماترس تصمیم آیزنهاور اقدامات خود را براساس چهار احتمال می‌توانید تفکیک کنید:
- ضروری و مهم (کارهایی که فورا انجام خواهید داد)
- مهم ولی غیرضروری (کارهایی که برنامه‌ریزی می‌کنید تا بعدا آنها را انجام دهید)
- ضروری ولی غیرمهم (کارهایی که به شخص دیگری واگذار خواهید کرد)
- غیرضروری و غیرمهم (کارهایی که حذف خواهید کرد)
به کمک این ماتریس می‌توانید بهره‌وری‌تان را افزایش دهید، بدانید هرهفته چگونه باید وقت‌تان را سپری کنید و امروز لازم است، چه کاری را انجام دهید.
۷. اهمیت برنامه‌ریزی و سازماندهی:
مثلا اگر می‌خواهید یک سفر هوایی داشته باشید، اگر از قبل برنامه‌ریزی و قبل از رفتن به فرودگاه کارهای‌تان را سازماندهی کنید، می‌توانید بخش قابل‌توجهی از کارهای‌تان را انجام دهید، در این صورت با اینکه در حال پرواز هستید ولی بهره‌وری‌تان افزایش می‌یابد. چون از قبل کارهای‌تان را انجام داده‌اید. می‌توانید از این روش برای زندگی روزمره‌ی خود نیز استفاده کنید. این امر اهمیت برنامه‌ریزی و سازماندهی را نشان می‌دهد.
۸. از «ریتم‌های اولترادین» بدن‌تان پیروی کنید:
ریتم‌های اولترادین، ریتم‌های طبیعی هستند که بدن به طور متناوب هر 90 تا 120 دقیقه تکرار می‌کند. وقتی سطوح انرژی‌تان در بالاترین حد خود قرار دارند، باید تمرکز کنید و در عین حال وقتی احساس می‌کنید انرژی‌تان تخلیه شده است، باید استراحت کنید.
۹. سیستم سنگ‌های بزرگ:
شما باید ابتدا مهم‌ترین اولویت‌های خود را زمانبندی کنید، به این صورت که آنها را به‌صورت سنگ‌های بزرگی در نظر بگیرید که درون یک سطل می‌ریزید. اگر ابتدا سنگ‌های بزرگ را درون سطل بریزید و بعد از آن شن یا سنگ‌های کوچک‌تر را بریزید، تمام شکاف‌ها پر خواهند شد.
| |
«اگر فکر می‌کنید انجام کاری یک ساعت از شما وقت می‌گیرد، به خود 40 دقیقه وقت بدهید. اگر ضرب‌العجل‌های ذهنی‌تان را کاهش دهید، سریع‌تر کار خواهید کرد و تمرکزتان نیز بیشتر می‌شود.» |
|
۱۰. روزهای کاری بدون جلسه:
برای اینکه وقت‌تان در جلسه هدر نرود، می‌توانید بر کارهای مهم تمرکز کنید.
۱۱. لیست کردن کارهای انجام‌شده:
به جای اینکه فقط لیستی از کارهایی که باید انجام دهید را تهیه کنید، لیستی از کارهای انجام‌شده را تهیه کنید و در آن هرچیزی که قبلا انجام داده‌اید را بنویسید. این روش، روشی قدرتمند برای حفظ انگیزه‌ی شماست.
۱۲. بررسی هفتگی:
بعضی کارآفرین‌ها و مدیران، تیم‌ها و برنامه‌های‌شان را روز جمعه مورد بررسی قرار می‌دهند. در این صورت همه چیز برای صبح شنبه آماده خواهد بود. شما هم می‌توانید برنامه‌های‌تان را در روزی مثل جمعه بررسی کنید تا مطمئن شوید که همه چیز برای شنبه و بقیه‌ی روزهای هفته فراهم است. این کار باعث توجه و تمرکزتان می‌شود. نکات زیر هم می‌توانند راهنمایی بزرگی در این راستا محسوب شوند.
۱۳. محیط‌‌‌‌تان را درست انتخاب کنید:
در محیطی منظم، راحت، بدون حواس‌پرتی و متناسب با خودتان کار کنید و مطمئن شوید که تمام ابزارها و منابع به‌راحتی در دسترس‌تان هستند. محیط کارتان را طوری رنگ‌آمیزی کنید که بهره‌وری‌تان را بهبود ببخشد.
۱۴. اعلان‌های گوشی یا کامپیوتر خود را غیرفعال کنید:
وقتی مشغول انجام مهم‌ترین کارتان هستید، تمام اعلان‌های ایمیل، فیسبوک، توئیتر و سایر کانال‌های رسانه‌های اجتماعی را غیرفعال کنید.
۱۵. برای وقفه‌ها برنامه‌ریزی کنید:
حتی اگر با تمام وجود تلاش کنید، باز هم گاهی‌اوقات وقفه‌هایی پیش خواهد آمد. از قبل برای این وقفه‌ها برنامه‌ریزی کنید و مقداری انعطاف‌پذیری در زمان‌بندی‌های خود داشته باشید.
۱۶. ضرب‌العجل‌های ذهنی‌تان را کاهش دهید:
اگر فکر می‌کنید انجام کاری یک ساعت از شما وقت می‌گیرد، به خود 40 دقیقه وقت بدهید. اگر ضرب‌العجل‌های ذهنی خود را کاهش دهید سریع‌تر کار خواهید کرد و تمرکزتان نیز بهبود خواهد یافت.
۱۷. لیست تعویق ایجاد کنید:
لیست تعویق، لیستی از کارهایی است که هر وقت زمان کم داشتید، می‌توانید آنها را به وقتی دیگر موکول کنید، مثل خواندن مجله، سازماندهی پوشه‌ها یا بررسی لیست‌های تماس‌تان.
۱۸. لیستی از «کارهای متوقف کردنی» تهیه کنید:
این لیست، لیستی از آن عادت‌های بدی است که زمان شما را هدر می‌دهند یا مانع بهره‌وری‌تان می‌شوند. این عادت‌ها را بنویسید تا بتوانید برنامهی واقعی برای جایگزینی این عادات بد با عادات خوب تهیه کنید.
۱۹. از سرگرمی موج ذهنی (Brainwave) استفاده کنید:
در این سرگرمی، از تُن‌ها و صداهای خاص برای تاثیرگذاری بر الگوهای موج ذهنی افراد استفاده می‌شود. از لحاظ علمی ثابت شده است که این سرگرمی به تغییر حالت ذهنی فرد کمک می‌کند.
۲۰. از سرویس برنامهی Focus@Will استفاده کنید:
این برنامهی کاربردی نه تنها عوامل حواس‌پرتی را حذف می‌کند، بلکه بهره‌وری را نیز افزایش می‌دهد. ولی چگونه؟ این برنامه نوعی موزیک را کشف می‌کند تا ذهن‌تان را در حالت حداکثر تمرکز، انرژی و لذت قرار دهد.
۲۱. از سیستم مدیریت پسورد استفاده کنید:
اگر لاگین‌های آنلاین زیادی دارید که هرکدام پسوردهای جداگانه‌ای دارند، بخشی از ذهن‌تان درگیر حفظ آنها خواهد شد. برای رفع این مشکل از یک سیستم مدیریت پسورد مثل LastPass یا 1 Password استفاده کنید.
۲۲. از بینایی‌تان محافظت کنید:
چراغ‌های فلورسنت و دستگاه‌های الکترونیک می‌توانند چشم‌های‌تان را خسته کنند و باعث شوند چشم‌تان زودتر پیر شود. برای مقابله با این مشکل، بیشتر پلک بزنید.
۲۳. به‌طور فعال گوش کنید:
با تمام توجه و تمرکز به گفتگوی فعلی گوش کنید. در این صورت دچار سوء برداشت نخواهید شد؛ بهره‌وری‌تان افزایش می‌یابد و دیگر نیازی نیست طرف مقابل حرف‌هایش را تکرار کند.
۲۴. زمانی برای استراحت تعیین کنید:
در زمان‌های مشخصی از محل کارتان دور شوید، به‌گونه‌ای که در معرض نور فلورسانت نباشید و بتوانید خود را شارژ کنید. در این صورت در روز بعد کاملا پرانرژی خواهید بود. پایه و اساس بهره‌وری، سلامتی ماست.
به زودی در ادامه این مطلب نکاتی در مورد افزایش بهره‌وری جسم و ذهن را می‌خوانید
مترجم: طاهره منیری شریف (کارشناس ارشد MBA)
برگرفته از سایت entrepreneur.com