در مطلب «نکاتی برای افزایش بهره‌وری جسم و ذهن» به چندین نکته برای افزایش بهره‌وری ذهن و جسم اشاره کردیم. در این مطلب می‌خواهیم نکاتی را درمورد سازماندهی و اولویت‌بندی کارها برای دستیابی به بهره وری بیشتر مطرح کنیم:
۱. کل روز خود را زمانبندی کنید:
این زمانبندی شامل هر کاری است، از مهم‌ترین کارها مثل جلسات گرفته تا زمان‌های رفت و آمد.
۲. میز خود را تمیز نگه دارید:
یک میز نامرتب، نشانه‌ی بصری منفی است که پیغام استرس و اضطراب را به مغزتان ارسال می‌کند. چند دقیقه‌ی آخر روز خود را صرف تمیز و منظم کردن میز خود کنید تا برای روز بعد آماده و مرتب باشد.
۳. از یک تقویم آنلاین استفاده کنید:
با یک تقویم آنلاین که بتوانید از دستگاه‌های متعدد به آن دسترسی داشته باشید، قرارها/ جلسات را زمانبندی و یادآورها و رویدادهای تکراری را تنظیم کنید، استفاده نمایید.
| |
«کافی است کار خود را به بهترین نحو انجام دهید و رو به جلو پیش بروید» |
|
۴.تقویم خود را مرتب کنید:
تقویم‌ها ابزارهای مهمی برای بهره‌وری و مدیریت زمان هستند. ولی وقتی صفحات‌شان پر شود و در نگاه اول خیلی درهم و برهم و شلوغ به نظر برسند، موثر نخواهند بود. تنها با افزودن اولویت‌هایی با تاریخ‌های خاص، می‌توانید تقویم خود را مرتب کنید. فعالیت‌های لحظه‌ای را که دیگر در زندگی به دردتان نمی‌خورند، در تقویم ننویسید.
۵. فقط از ابزارهای ضروری استفاده کنید:
هزاران برنامه و ابزار برای کمک به بهره‌وری و مدیریت زمان وجود دارند. اگر بخواهید از اکثر آنها همزمان استفاده کنید اثر غیر مولد خواهد داشت. خودتان را به استفاده از ابزارهای ضروری محدود کنید.
۶. تقویم خود را به اشتراک بگذارید:
تقویم خود را با مشتریان و همکاران به اشتراک بگذارید تا بتوانید جلسات مولدی را زمانبندی کنید و بدون نیاز به ایمیل، از ضرب‌العجل‌ها مطلع شوید. می‌توانید تقویم خود را با خانواده‌تان هم به اشتراک بگذارید تا آنها بدانند شما کجا هستید
۷. هر روز حداکثر سه کار را در اولویت قرار دهید:
لیست‌های بلند کارهای انجام‌شدنی، موثر نیستند. زیرا شما زمان یا انرژی انجام تمام آن کارها را ندارید. بنابراین تنها سه مورد از مهم‌ترین کارها را در هر روز انتخاب کنید.
۸. هر صبح، سه نتیجه‌ی روزانه تعریف کنید:
اینها لیست کارهای انجام‌شدنی نیستند، بلکه سه نتیجه‌ای هستند که می‌خواهید در انتهای روز به آنها برسید.
۹. کارهای فراموش‌شدنی را فورا یادداشت کنید:
همیشه یک قلم و کاغذ در کنار خود داشته باشید تا اگر هنگام کارکردن روی موضوعی مهم، چیزی به ذهن‌تان رسید، فورا آن را یادداشت کنید. در این صورت بدون اینکه خللی در کارتان پیش بیاید، ذهن خود را از افکار دیگر خالی کنید.
۱۰. برای رفت و آمد و استراحت خود نیز زمانبندی داشته باشید:
مستقیما از کاری به کار دیگر یا از جلسه‌ای به جلسه‌ی دیگر نپرید. شما برای شارژ و تمرکز مجدد و رفت و آمد، به زمان احتیاج دارید. اگر برای این موارد هم زمانبندی داشته باشید، با تاخیر سرکار یا جلسه‌تان حاضر نمی‌شوید.
۱۱. پروژه‌های بزرگ‌تر را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید:
یک پروژه‌ی بزرگ را نمی‌توان به راحتی تمام کرد. به همین خاطر این پروژه‌ها را به کارهای کوچک‌تر و کنترل‌پذیرتر تقسیم کنید.
۱۲. ضرب‌العجل‌ها را تعیین کنید:
تعیین ضرب‌العجل برای همه چیز، ترفند مفیدی است تا شما در مسیر بمانید و کارتان به تعویق نیاندازید. این کار استرس را کاهش می‌دهد و برای بازبینی کارتان نیز زمان خواهید داشت.
۱۳. یادآورهای بصری تنظیم کنید.:
مثلا می‌توانید از نقل‌قول‌های الهام‌بخش استفاده کنید، آنها را چاپ کنید و روی دیوار خانه یا دفتر کارتان بزنید تا انگیزه بیشتری برای انجام کارها پیدا کنید.
۱۴. مربی داشته باشید:
یک مربی می تواند نکات و ترفندهایی که برای خودش مفید بوده است، همچنین اشتباهاتش را با شما در میان بگذارد تا از ترفندها استفاده و از آن اشتباهات اجتناب کنید.
۱۵. مهارت‌ها را بهبود یا توسعه دهید:
یادگیری مهارت‌ها یا تقویت آنها به شما کمک می‌کند، کارها را سریع‌تر به اتمام برسانید. زیرا در این صورت علاوه بر دانش، روش‌های جدید حل مشکلات را نیز در اختیار دارید. این کار اعتماد به نفس‌تان را زیاد می‌کند.
۱۶. در هر لحظه یک گام بردارید:
این مورد احتمالا ساده‌ترین و قوی‌ترین نکته در مورد بهره‌وری و مدیریت زمان است. به جای تمرکز روی کار، روی آنچه که اکنون در حال انجام آن هستید تمرکز کنید. مثلا وقتی یک مقاله می‌نویسیم در یک لحظه روی یک نقطه تمرکز کرده و سپس ادامه دهیم و دیگر نگران کل مقاله نباشیم.
۱۷. به خودتان پاداش دهید:
وقتی به یک هدف یا مرحله‌ی مهمی از پروژه (مایلستون) می‌رسید به خودتان پاداش دهید. این کار، روشی موثر برای حفظ انگیزه و بهره‌وری شماست.
۱۸. کمال طلب نباشید:
اصلا نگران این نباشید که همه چیز را باید به اوج کمال خود برسانید. این کار امکان ندارد و فقط در تخیل شما امکان‌پذیر است. کافی است کار خود را به بهترین نحو انجام دهید و رو به جلو پیش بروید.
اگر به موضوع «بهره‌وری فردی» علاقمندید، مطالعه مطالب زیر را پیشنهاد می‌کنیم:
۲۴ تکنیک برای افزایش بهره‌وری فردی
مدیریت زمان در واقع مدیریت زندگی است
۲۴ توصیه برای مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری روزانه
بهره‌وری فردی را با شناخت انواع «تنبلی» آغاز کنید
نکاتی برای افزایش بهره‌وری جسم و ذهن
مترجم: طاهره منیری شریف (کارشناس ارشد MBA)
برگرفته از سایت entrepreneur.com